《机关档案工作实务》.ppt

机关档案工作实务
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第一节 机关档案工作概述
1、档案定义
我国对档案所下的定义，《中华人民共和国档案法》对其表述为：
过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
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上述档案定义表达了七个含义：
即： 档案形成的时间（历史性）；产生的主体（多元性）；来源渠道（广泛性）；形成的特点（原始性）；保存的目的（价值性）；表现的形式（多样性）；本质属性（记录性）。
下面归纳成四个方面加以认识。
（ 1）产生档案的主体和来源
产生档案的主体：产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。由于主体不同，就产生了档案的不同所有权——分别属于国家、集体、公共、私人（个人、家庭、家族）所有。
来源渠道：档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。
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（2）档案的基本属性——原始记录性
1）原始性：档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。
2）记录性：可从内容和形式两方面来看。
内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果。
形式上，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。
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（ 3）档案的价值性
价值性即有用性。档案有两种基本价值：
1）历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。
2）情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。
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体现档案基本价值的主要作用有六个方面：
l       机关工作的查考凭据；
l       生产建设的参考依据；
l       政治斗争的必要手段；
l       科学研究的可靠资料；
l       宣传教育、文化建设的生动素材；
l       维护合法权益的法律证据。
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（ 4）档案形式的多样化
从三方面来认识：1）记录方式，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；
2）阅读方式，有直读的、机读的；（3）载体形式，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。
从档案形式的多样化中可以看到，档案是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变发展过程，即：最初由自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料，进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。
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2、文件转化为档案的条件
一是现时办理完毕的文件才能归入档案，文件具有现行效用，档案一般是完成了传达和记录等现行使命，备留查考的历史文件，所以人们称档案为历史文件；
二是对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
三是按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。
档案是由文件转化而来的。
文件转化为档案一般要具有三个条件：
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3、机关档案工作
（1）机关档案工作性质
机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和质量的必备条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案记录了机关领导决策的指导思想、制定的各种方针政策、开展各项业务活动的措施和方法；记录着机关工作的成就、经验和教训。它是机关工作活动和机关工作成效的客观见证，同时又是机关工作必不可缺少的手段。
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机关档案记录了机关工作的活动情况，反映了社会生产、经济建设、政治斗争、科学技术等活动的成果，是前人智慧的结晶。今天的各项工作和生产活动，又是昨天工作和生产活动的继续和发展，必须借鉴过去的经验。机关档案工作通过档案提供利用的方式，为机关领导和其他工作人员制定方针政策、决策国家大事、商洽日常工作、处置各种问题、总结经验教训，提供了科学的依据和准确的信息，减少无效劳动和重复劳动。因此，它是提高机关工作效率和工作质量的必要条件。机关档案工作是一项政治性很强的工作。
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