会议管理制度.docx

会议管理制度 1. 目的为规范公司会议工作的组织和管理, 加强会议工作纪律, 改善会议工作作风,提高各种会议的质量和效率,特制定本制度。 2. 范围 本制度适用于公司及公司各职能部门的各种会议。 公司股东大会、董事会、监事会的举行按照法律法规、公司章程和相应议事规则执行,法律法规、公司章程和议事规则没有规定的, 按照本制度执行。 3. 职责 综合部负责会议管理, 所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。 会务工作主要由综合部承办; 其他部门主办或召集的会议, 综合部应予协助。 除其他部门主办的会议资料各自存档外, 会议资料由综合部整理、分发、立卷、存档。 4. 公司会议类型公司会议的种类及召开频率如下表: 会议级别会议名称定期会议临时会议公司治理工作会议股东大会至少每年一次符合召开条件时,2 个月内召开董事会会议至少每年两次符合召开条件时, 10 日内召开监事会会议每6 个月举行一次监事提议时召开公司管理工作会议全体员工大会可每年召开一次管理需要时召开公司计划调度会议每周一次公司经营分析会议每月一次公司质量分析会议每月一次公司常务办公会议每周一次总经理办公会议议管理需要时召开决策审议会议汇报总结会议工作研讨会议鉴定、评审、论证会议工作表彰会议对外宣传会议其他专项会议各部门及下属公司管理工作计划会议每月一次管理需要时召开常务工作会议每周一次工作晨会每天一次部门办公会议管理需要时召开 5. 会议管理体制 公司层面的管理工作会议, 由公司总经理办公室负责组织。公司层面的临时会议应取得总经理、副总经理的批准或指令后方可召开。 公司层面的专业性会议,在公司总经理或分管副总经理批准后, 由业务主管部门组织或委托办公室负责组织。 公司证券事务管理涉及的会议,由董事会秘书组织。 部门与部门之间的沟通协调会议由主办部门组织, 协办部门应给予配合。 部门内部会议由部门负责人负责组织。 6. 会议准备 会议主持人 根据会议主题和形式,确定参会人员名单、会议举行时间、会期、通知方式,告知会议组织者提前通知参会人员和会议准备。 根据会议主题内容,事先向参会人员征集议题,确定发言人。 举行对外宣传或对外披露的会议时, 会议主持人应将发言人的发言稿提前交公司董事长或总经理审阅。 会议组织者 按照会议主持人确定的人员名单和方式,通知参会人员。 公司定期举行的常务会议、计划会议、晨会等工作会议, 如期举行时不需提前通知,如因故取消应及时通知与会人员。 召开非例行会议, 必须提前 1-2 天通知参与会议人员, 重要会议或有异地人员亲自参与的会议应提前一周通知。 会议通知必须明确会议召开时间、地点、出席人员及会议主要议程等。 会议通知可采取电话通知、书面通知、网站通知等形式, 重大会议尽量采用书面通知、电话确认的形式。如会议通知是法律事项生效或达成的要件, 应采取送达、媒体公告或其他法律规定的形式进行通知。参会人员接到通知后,应对会议组织者进行回复和确认。 应在会议召开前把会议场所准备好, 必要的设施( 如音响系统、投影仪等) 必须调试完备。对于重要会议, 有关设备、设施的维修(