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个人信息论文：电子邮件的个人信息监管研讨

作者：辛刚 方旭 袁晶 单位：安徽大学管理学院 安徽大学外语学院
通过任务安排和任务提醒,用户能够很明确自己的在特定时间内的待办事项而不会错过某项重要的任务,同时,通过对自身邮件进行任务管理也能为他人提供方便,因为电子邮件是一个相互交互的过程。Gmail邮箱和其他邮箱一样具有任务管理的基本功能,但Gmail自身有着独特的任务管理方式,即Gmail运用工作表来进行任务安排和管理。该工作表旨在帮助用户跟踪待办的事项。用户可以创建项目列表、设置截止日期和备注,甚至可以将Gmail邮件直接添加到Google工作表中。用户可以在工作表中来进行任务安排,在工作表中可以创建一个新任务,输入所需的任务内容,用户可以根据需要添加多个任务,每个任务下面又可以分为不同的子任务,当工作表中的任务很多时,用户可以建立任务列表,如可以将相同性质或日期的任务进行归类,分配到同一列表下,方便用户查找。运用Gmail邮箱的这个工作表用户能够很清楚地来新建自己的任务,查找待完成的任务,以及清除已完成的任务。Gmail邮箱的另一个重要的特点是它是一款基于桌面检索的电子邮件,因而用户可以通过检索的方式来搜索到相应的任务,但是这一功能也具有其局限性,通过对任务检索所得到的结果其准确性往往不是很高。Gmail邮箱的这种搜索功能对个人信息归档也具有非常重要的作用个人信息归档电子邮件的个人信息存档是指将电子邮件的信息以及相关的任务信息存入电子邮件的文件夹中以便日后使用的需要。电子邮件用户每天会收到来自不同渠道的邮件,这些邮件有的是工作相关的,有的是聊天记录,甚至有些是一些垃圾信息,且有的用户拥有不止一个邮箱,这就使得用户有必要对个人邮件信息进行归类,删除一些不必要的邮件,将一些有用的邮件进行存档供日后使用。Boardman和Sasse指出,用户一般会将他们27%的消息进行归档。一些用户会创建文件夹,其中包括数百个具有复杂内部结构的文件夹,而其他人几乎不创建文件夹[12]。文件归档一个重要原因是电子邮件中包含了有用的参考信息,如文档、与工作相关的信息或网络链接等。将文件存入哪个文件夹,这项活动往往是比较复杂的,因为大多数的邮件信息都是从他人那得到的,缺少特定的使用情境,这给个人信息存档带来很大的困难。然而,创建电子邮件文件夹是一种常见的活动,虽然每个用户组织文件夹有很大的个体差异性,但是都会将个人电子邮件内分散的信息分门别类存入到不同的文件夹中,这会大大加快用户查找所需信息以及更加方便快捷的进行任务处理,同时还需指出的是,成功的个人信息归档能够预测未来检索要求。当前有许多研究探讨了电子邮件用户创建的文件夹类型,最常见文件夹类型与工作项目、联系人和邮件列表有关。Gmail邮箱中的个人信息的归档主要采用标签的形式。归档功能可以通过将收件箱中的邮件移到所有邮件标签来对收件箱进行整理,这样就不必删除任何邮件。这就像将文档放入档案柜中妥善保管一样,而不是将其丢入垃圾箱。当有人回复已归档的邮件时,包含该邮件的会话就会重新显示在收件箱中。用户可以根据自身的需要建立不同类型和名称的标签,然后对收件箱中信息分门别类地整理至不同的标签所在的文件夹当中去。在创建新