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篇一：情况说明的写作方法和技巧
情况说明的写作方法和技巧
情况说明是一种工作中经常用到的文体， 当单位或个人需要对某项工作或某一问题、 某一
事件向公众、有关部门或个人作出解释说明时，都会用到。
情况说明有用于个人的，如公务员个人政审情况说明、个人工作情况说明、入党个人情况
说明等。也有用于单位的，如甘肃省康县卫生局 2 月 15 日发出的《关于康县呼吸道感染性
疾病防控工作的情况说明》 、河南商丘市委宣传部官方微博 2 月 24 日发出的 《关于 “ 河南商
丘 120 急救车出现在海南三亚风景区 ” 一事的情况说明》 ，都是相关单位就某一具体事件做出的说明。
大多数情况说明是对问题、事件的解疑释惑，介绍问题、事件的来龙去脉，专业性不是很
强。但也有部分情况说明专业性很强， 比如财务情况说明、 刑事案件和刑事诉讼中的情况说
明等。
情况说明如果说明得当，可以及时解答疑惑，化解矛盾；如果说明不当，也可能会引发更
多问题。 在现实生活中， 因表述欠妥而 “抢占 ” 媒体头条的情况说明， 屡屡出现， 引发争议。
因此，情况说明的写作，是一件必须要严谨、慎重对待的事情。
一、恰当命题，一目了然
情况说明的标题，一般不用 “ 情况说明 ” 这样简单的几个字，而是多采用 “关于 ×× 的情况
说明 ” 的格式， 便于受众能够直接知晓说明的事项，获知必要的信息， 并决定是否进一步了
解具体内容。如《关于我国茶馆行业标准化工作及相关机构的情况说明》 《关于四川省国土
资源厅财政拨款 “ 三公 ”经费 2013 年决算的情况说明》这样的标题，简单明白，受众易于
作出阅读判断，从而节省时间和精力，更加符合人们的阅读习惯。
情况说明的标题也可以灵活多变， 采用 “关于 ×× 情况的说明 ” “ 关于 ×× 情况的专项说明 ”
“关于 ×× 情况的公开说明 ” 等。比如， 《关于承诺履行情况的公开说明》 《关于证券投资情况的专项说明》等。
有时，还可以在标题中加入单位名称。 比如，《博乐市人民政府关于富达市场拆迁有关情况
的说明》。
二、区分对象，准确称谓
情况说明在有致送对象的情况下要写明主送机关。比如，安徽省霍邱县王截流乡人民政府
2014 年 11 月 20 日向霍邱县水务局报送的《关于王截流乡王楼村水渠、大塘项目规划的情
况说明》，其主送机关就写明了是 “县水务局 ” ；某工程公司因拖欠工资造成部分农民工围堵
市政府大门讨薪， 市政府要求该工程公司上报一份情况说明， 这份情况说明也需要写明主送
机关是 “×× 市人民政府 ” 。
如果是向领导报送的情况说明， 则可以直接采用称呼语。 比如，某位同志因公外出，但相关
支出票据丢失造成无法报销， 需要向单位领导说明情况， 并请求予以审批报销， 此时的情况
说明可考虑写为 “ 尊敬的局领导 ”等。
如果是面向公众发出的情况说明，则不需要写出称谓。如，民政部 2014 年 8 月发出的《关
于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》 ，因为面向的群体是公众，所以并没有主送
机关或称谓；前文提到的 《关于 “ 河南商丘 120 急救车出现在海南三亚风景区 ” 一事的情况
说明》 及时回应网络舆情，其面向的是广大网民， 也没有主送机关或称谓。 就某一事件向公
众作出的说明，类似于情况通报。两者在写法上有相似之处，但从传播心理学的角度来看，
情况通报代表一定的官方立场， 具有权威性； 情况说明虽往往也由官方发出， 但具有平等性、
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亲和性，更易于接受。
三、介绍经过，实事求是
在写作实践中，除了财务情况说明、刑事司法中的情况说明等具有特殊要求外，多数情况
说明并无特殊的专业性要求。但一般情况下， 都包括背景介绍、事实经过、 处理措施等几项内容。
（一）简明扼要说明背景
介绍背景是为了让有关部门、 人员了解事情的前因， 掌握更多背景资料， 为顺利阅读后文、得出准确判断做铺垫。
这些背景必须和要说明的事件密切相关，既要交代完备详尽，又要避免喧宾夺主。
比如，镇海区人民政府办公室网络发言人 2012 年