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九段秘书
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简介
案例
简介
所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时,要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任,最后将整个会议过程做成标准化会议流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同,圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
案例
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
通知到所有参会的人员,然后秘书自己也参加会议来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
九段秘书
抓落实——发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。
发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。
一段秘书
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二段秘书
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九段秘书
勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议,会场安排到哪,桌椅数量够用吗?音响、空调是否正常?白板、笔、纸、本是否充分?我的准备,在物品上,环境上,可以满足开会的需求了吗?
重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
三段秘书
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四段秘书
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九段秘书
做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。会议开完,就完了吗?会议上大家讨论的问题,做出的承诺,领导的安排,部门之间的配合,都有许多会议的成果,需要有人记录下来。
细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排,然后给与会者发与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去