企业员工费用报销流程及规定和办法一、报销规定: 1. 任何一种类型之请购及支出, 包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等, 必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。 2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证( 发票之单位名称必须是正确无误(合富生化/ 合益信息/ 合康生物)), 由报销人整齐地自行粘贴在 A4 纸大小之粘存单上, 同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。 3. 报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销, 最晚不得超过发生月份的次月, 如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。 4. 对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的 20% 将会被扣除;针对加总错误,差额部分的 50% 将会被扣除。 5. 签名的规定: ①所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。②所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。 6. 财务复核结果视情况做下列处置: ①退回报销单( 注明退回原因)。②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款( 附剔除原因)。③要求报销人员补充说明或补必要单证。④交出纳付(汇)款。 7. 每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。 8. 每周汇员工报销款后,差异表会 E-mail 给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。 9. 在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程: 事先核准及事后报销表单流程如下: 实物报销: 报销条件为发票、验收( 入库)单、采购单原件, 三者缺一不可, 特别情况为采购单带支票提货,请先填写《公洽借款单》,经核准入账后再开出支票,三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。①出差:“出差( 预算) 申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”( 附已经核准之“出差( 预算) 申请书”); 销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。②交际费:“出差( 预算) 申请书( 交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”( 附已经核准之“出差预算申请书( 交际栏)”)。③车费:“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”( 出租车车费,附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。④验收单据:公司自用物品采购验收,请填写《事务用品验收单》,生产,经营用存货验收,经 IQC 核验后填写《入库单》。⑤“采购单”(如有借款,应附“公洽借款单”)或“费用及出差旅费报销申请表”( 如有借款,应附“公洽借款单”;如有相关费用,应附“出差(预算)申请表”) ?? 部门主管?? 财务复核?? 财务? ?? 总经理签准?? 出纳报销。三、??交通费?准和说明: ?准: ①员工出差或??应以最经?、有?的方式到??的地,员工出差乘坐交通工?的规定按车程时间限定?准:6 小时以下乘坐??或???车;6?
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