费用报销管理制度资料.doc

文件编号: PTMC-FI-FIN-001 日期: 文件名称: 费用报销管理制度页次: 1/16 1目的明确报销程序及要求,确保支出合理、真实,并实行业务部门相关支出的费用与业绩考核挂钩。 2范围适用于广州中邮普泰集团总公司、各分公司、进驻厅、零售门店。 3定义 审批:指在审批人权限范围内,未违反公司制度情况下的复核(审)作用,有权对有争议的费用提出质疑,并提请更高一级领导裁决。 签批: 是指对该项费用有最终决定权利签字。 合法凭证: 指有效的发票及签认的单据。 报销级别: 费用报销标准中所规定的级别,如下表: 4 职责与权限 申请人: 索取真实、合法凭证;整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核; 部门/ 项目负责人: 审核并确认申请人凭证的真实性及合理性; 主管部门副总:对所负责部门费用、工资、月考核奖励、经理级及以上人员费用申请进行审批; 人事行政负责人:负责对资产及低值易耗品报价、采购。门店设立项目费用审核,审核月度固定费用预算,电话费报销标准、车辆费用报销标准、社保补贴额度的制定和部门费用审核,人员类、预算外、额度标准外费用审核; 发展部负责人: 公司设立、租赁涉及之开支类审核; 区域财务:收集各业务项目报送的固定费用月度预算资料,根据集团财务制度、费用报销级别总经理以上级别副总级总监级经理级主管级员工级职位 COO 公司副总经理运营总经理/ 财务总监/ 总裁办助理区域营销总监/ 部门经理(规定经理级人员) / 品牌销售经理/ 品牌总经理产品经理/外派会计主管/部门主管(规定主管级人员) 客户主任/ 市场督导/ 部门助理/ 会计/ 市场代表/ 送货员/ 分公司出纳/ 文员/ 司机等(规定员工级人员) 文件编号: PTMC-FI-FIN-001 日期: 文件名称: 费用报销管理制度页次: 2/16 管理制度及相关规定,复核和支付区域内的费用报销; 总公司财务中心:根据集团财务制度、公司费用报销制度及相关规定,复核费用报销申请和支付费用,补充区域备用金。 COO :费用额度、标准的核准审批,预算外、额度外费用、经理级以上费用的签批和特殊经费的签批; 说明: 1、在费用申请、支付、核销程序中,各级既是审批者,同时也可是费用当事人和报销的申请人; 2、各级签名以人事行政中心提供的备查签名模版为准。如审批人出差等外在原因,则由审批人授权指定代理人,交财务部备案,指定代理人可在授权期间内行使相应的审批权力, 详见原发布的《授权签名管理制度》。 5 按报销类别费用分类 管理费用项目: 1、固定预算管理项目类费用; 包括:低值易耗品、办公用品(如书籍、报刊、杂志、印刷品(含名片) 、文具、 IT耗材) 、后勤维修维护用五金工具用品(如垃圾费、维修费、灯管、换锁等) 、租金、物业管理费、水电费、固定电话费、宽带费、购买发票,年审换证费、财务手续费、审计、评估、咨询费、培训费、会议费,等; 2、已核定报销标准和额度的费用;包括:个人电话费补贴、市内交通费、差旅费、应酬费、社保补贴、车辆费用; 3、其它预算外费用;如:慰问金、实物礼品(手机) 、物流部费用(包括运输费、装卸、车辆费、交通费、误餐费等)、其它; 运营业务支出项目: 1、调价:指我司对提货客户提货产品的价格调整。 2、客户返利:指提货达到一定量,我司给予客户的让利。 3、合作佣金:指协助我司完成一定的销量,我司给予客户提成。 4、S返利:指协助我司完成一定销量,我司给予个人提成。 5、市场费用:指市场推广过程中发生的促销员、礼品、场租、物料、广告费等费用。 6、炒货:指非常规渠道购入产品。文件编号: PTMC-FI-FIN-001 日期: 文件名称: 费用报销管理制度页次: 3/16 门店拓展与行政资产采购: 1、门店拓展类资产采购:行政类资产(铁皮柜、保险柜、桌椅)、IT类资产(电视、音响、电脑、打印机、扫描枪、传真机)、市场类资产(手机展柜、收银台); 2、门店首次租金、定金、押金、转让费; 3、门店设计、装修(包括装修配套资产采购,如空调、门头等) 、安防、门店保险购置; 4、其他行政类资产采购; 员工工资、月考核奖励。 6 费用报销标准、额度 个人电话费补贴;详见《公司手机话费报销管理制度》;个人电话费由部门或分公司助理统一填写报销单并负责在每月 10前收集话费发票,经人事行政经理审核,交财务部门,每月一次以补贴形式定期统一发放。 市内交通费; 1、后勤职能部门人员因公外出的市内交通费用据实报销,需注明起讫地点、时间和事由。 2、业务部外勤人员市内交通费在试用