文件管理制度3.doc

文件管理制度
文件收发规定
公司的文件由综合管理部办负责起草和审核，总经理签发;公司各部门的文件由各部门负责起草,综合管理部办审核,总经理签发。
文件签发后,送综合管理部统一安排打字，打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。
文件和原稿,由综合管理部分类归档，保存备查。
属于秘密的文件,核稿人应该注明"秘密＂字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
文件统一由综合管理部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
外来的文件由综合管理部专人负责签收，并分类登记。由综合管理部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误，属急件的,应在接件后即时报送。
传阅文件由综合管理部专人负责收回,对领导指示的文件,综合管理部应及时组织传达和落实。
ﻬ文件管理制度
总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合我公司的实际情况，特制订本制度。
文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。
全公司各类文件由综合管理部归口管理。
收文的管理
文件的签收
凡来公司公启文件（除公司领导订启的外)均由公司综合管理部登记签收。在签收和拆封时，综合管理部人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
文件的编号保管
综合管理部对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后,也应交综合管理部办理正常手续。
本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合管理部进行登记编号保管，不得个人保存。
文件的阅批与分转
凡正式文件均需由综合管理部经理根据文件内容和性质阅签后,由综合管理部干事分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
一般函、电、单据等,由综合管理部直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件,应同主办部门联系后再分转处理。
为加速文件运转，综合管理部应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外）。
文件的传阅与催办。
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交发文部门,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要,要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
文件阅完后，应送交发文部门，同时由发文部门备份,原件转交综合管理部备档，切忌横传。
发文部门对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查,应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
发文的管理
发文的规定
全公司上报下发正式文件的权力集中在综合管理部,其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向综合管理部提出发文申请,并将文件底稿交综合管理部审核。
对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由总经理批准签发。其余文件均由总经理批准签发。
发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
公司下发文件主要用于：
公布公司规章制度;
转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
公布公司体制机构变动或干部任免事项;
公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
发布有关奖惩决定和通报;
其他有关公司的重大事项。
公司上行文、外发文主要用于：
对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
同关联企业联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
在公司日常生产、技术、经营管理工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安