《档案管理实施办法》.doc

1 档案管理实施细则第一章总则第一条为了加强学院的档案工作,更好地为教学、科研、管理服务,根据《中华人民共和国档案法》制定本细则。第二条本细则所称的学院档案,是指我院从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第二章档案室的基本任务第三条档案室的基本任务如下: 一、贯彻执行国家有关档案工作的法律和法规,负责学院院档案室的建设与管理; 二、制定学院档案工作规章制度,并严格执行; 三、负责接收( 征集)、整理、分类鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关材料; 四、开展档案利用工作; 五、负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源; 六、组织全院档案工作人员进行业务学习和培训; 七、开展档案宣传工作和利用教育活动; 八、开展档案学术研究和交流活动。第四条学院各处室、系: 必须有一名负责人分管该部门的档案工作, 并配备一名(兼)职人员,负责本部门档案的收集,整理和移交工作。第三章经费、库房和设备第五条档案工作所需经费列入学院预算,统筹解决,用于文件归档和档案装具等设备。第六条学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第七条学院有计划地为档案室配置复印、录音、录像等设备,逐步实现微机管理。第四章各类档案归档制度第八条文书档案归档制度为了完整系统的保存本院在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案,提 2 高归档文件材料的质量,逐步实现档案工作规范化,有效的为领导科学决策和学院各项工作服务,根据学院工作实际,特制定本制度。一、归案范围 1 、上级机关的文件材料: (1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。(2) 上级机关颁发的属于学院主管业务并要贯彻执行的文件以及非学院主管业务但需贯彻执行的法规性文件。(3) 上级领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有关特殊保存价值的录音、录像等材料。(4) 代表上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。(5) 上级机关转发的本校的文件(包括报纸刊物转载)。 2 、本院文件材料(1) 本院党、政、工、团召开的代表大会、工作会议及专业会议的全部文件材料。(2) 本院印发的( 包括转发的) 各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。(3) 本院的请示及上级机关的批复文件。(4) 本院及内部职能部门形成的工作计划、总结、请示、报告、决议、决定。(5) 本院党委会议、院长办公会记录、纪要。(6) 反映本院业务活动和科学技术管理的专业文件材料。(7) 德育工作计划、总结。(8) 本院检查个部门工作,调查形成文件的重要材料。(9) 本院的统计报表和统计分析资料(包括计算机软盘等)。( 10) 本院历年教职工、党员花名册。( 11) 内容重要的群众来信来访材料、领导的指示和本院处理来信;来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等。( 12) 本院领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回的与本院有关的文件材料。( 13) 本院成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、内部组织机构设置, 人员编制的文件材料。( 14) 本院专业设置、学制、教学改革等形成的文件材料。 3 ( 15) 本院制定的工作条例规章制度等材料。( 16) 本院的历史沿革、大事记、年鉴及反映本校重要活动事件的简报、荣誉、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物照片等。( 17) 本院关于职工调动、招工、转正、定级、调资、退休、离休等文件材料。( 18) 本院评残、抚恤、人员死亡处理等工作形成的文件材料。( 19) 本院关于职工奖励、处分决定等文件材料。( 20) 本院干部任免、专业技术职务评定聘任形成的文件材料。( 21) 本院纪检、保卫、保管、保密工作形成的文件材料。( 22) 本院职工调动工作的工资、行政、党、团、工会组织介绍信存根。( 23) 本院与有关单位和人员签定的各种合同、协议书等材料。( 24) 本院基本建设管理形成的文件材料。( 25) 本院房地产证件等材料。( 26) 本院财产、物资、档案等交接凭证。( 27) 本院编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本。( 28) 本院普查、评估工作形成的文件材料。 2、同级机关和非属机关的文件材料。(1) 同级机关和非属机关颁发的,非本校主管业务但需要执行的法规性文件。(2) 有关业务机关对本校检查形成的重要文件。(3) 同级机关和非隶属机关与本校联系协商工作的重要信件和协作会议文件材料等。二、不归档的文件材料 1、上级机关的文件材料: (1) 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅不办的文件材料。(2) 上级机关征求意见未定稿的文件。 2、本院的文件材料: (1) 重份文件。(2) 无参考利用价值的事务性、临时性文件。(3) 未经讨论、未经领