英文电子邮件的格式.ppt

English in Electric Automation
张玲
专业英语培训讲义
2013~2014学年第一学期
电气工程及其自动化2010-1, 2010-2班
2021/3/10年9月20日
据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。
英文电子邮件的重要性
商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。
2021/3/10年9月20日
2
商务英语电子邮件的格式
商务英语电子邮件的写作要求
商务英语电子邮件写作注意事项
商务英语电子邮件常用句式
Contents
2021/3/10年9月20日
3
商务英语电子邮件由五部分组成：
Address -- 收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址
Subject --主题
Salutation -- 称呼、Opening -- 开头、Body -- 正文、Ending -- 结尾句
Complimentary Close -- 礼貌结束语
Writer’s Full Name -- 写信人全名、 Writer’s Title and Department -- 写信人职务及所属部门、Address -- 地址、Tel -- 电话号码、Fax -- 传真
商务英语电子邮件的格式(1/15)
2021/3/10年9月20日
4
Address – 地址
收信人地址 To:
抄送收信人地址 Cc:
密送收信人地址 Bcc:
Cc: Carbon Copy
Bcc: Blind Carbon Copy
To: ******@
Cc: ******@
Bcc: ******@
多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。
商务英语电子邮件的格式(2/15)
2021/3/10年9月20日
5
Subject – 主题 (1/3)
1. 主题 (Subject) 框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过35个字母。
YES：Supplier training
NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company
商务英语电子邮件的格式(3/15)
2021/3/10年9月20日
6
Subject – 主题 (2/3)
2. 主题框的内容切忌含糊不清。
NO：News about the meeting
YES：Tomorrow's meeting canceled
3. 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI (For Your Information，供参考)
例如：URGENT: Submit your report today!
商务英语电子邮件的格式(4/15)
2021/3/10年9月20日
7
Subject – 主题 (3/3)
4. 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES：New E-mail Address Notification
Detailed calculation
NO： detailed calculation
商务英语电子邮件的格式(5/15)
2021/3/10年9月20日
8
Salutation -- 称呼 (1/4)
根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。
在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
Tom Hanks
Dear/Hi Tom,
Dear Mr Hanks,
收信人的名字千万不要写错。
商务英语电子邮件的格式(6/15)
Jennifer Aniston
Miss/ Mrs/ Ms Aniston
2021/3/10年9月20日
9
Salutation -- 称呼 (2/4)
收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames, Mmes, 或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。
Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
有荣誉