管理处会务服务管理规程.pdf

管理处会务服务管理规程
1 目的
为了满足各项会议的会务要求，规范会务服务工作，为业主/用户提供满意、周
到的服务。
2 范围
适用于 XX 嘉园管理处客服中心的各种会务服务。
3 职责
管理处维修、安管人员负责会议期间的设备安全及治安保障。
会议室会务人员负责会场的会前布置、会议期间的服务以及会议结束后的会场
清理，设备的开、关及开、关门工作；领导楼层会务人员负责领导办公室的室内
服务、来访人员接待、引导、咨询和报刊杂志收发工作。
客服主管负责会务人员的部署、安排，及对会务人员服务工作的监督、协调。
管理处综合管理员负责配合会务中心协调相关会务物资，会务人员配合布置会
场并对会议场所及周围环境进行清洁等相关工作。
各级会议设总指挥，总指挥负责对会议服务工作的总体部署、调度。
4 作业规程
会务级别
会议级别 参加对象 总指挥 服务人员
一级接待 国家、省级、市级领导、局 管理处主任 由管理处主任确
领导领导陪同来访 定
二级接待 外宾、管理处主要领导、局 管理处主任 由管理处主任确
领导领导陪同来访 定
三级接待 管理处相关部门人员或甲 客服主管 由客服主管确定
方主任人员
四级接待 集团公司内部小型会议接 客服主管 由客服主管确定
待

服务流程
会议服务程序
会前准备流程
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客服主管在每天 17：00 到集团公司办公室收集次日的会议信息，记录在
《会务服务登记表》上，根据来访人员确定接待级别，及时通知总指挥，在管
理处白板上对会务工作人员的分工和所需会务用品进行公示。
需相关组队配合的会议，客服主管及时与各组队负责人沟通，做好各项
接待准备。
根据接待级别，各组队相关工作人员提前到位做好准备工作，会务人员
领取会务用品并填写《会务用品使用登记表》：一级和二级接待提前