XXXXX有限公司档案管理制度.doc

XXXXX有限公司档案管理制度
XXXXX有限公司档案管理制度
XXXXX有限公司档案管理制度
XXXXＸ有限公司档案管理制度
第一章 总则
 第一条 本管理制度对厂区档案文件、图片及声像资料等收集归档、分类、立卷、编号、借阅、作废、销毁及保管等管理工作进行了规定,确保公司档案资料的完整及安全性，为厂区的档案管理提供指南。
第二条 本公司档案资料包括公司的发展规划、年度／季度／月度经营计划、经营状况报告及报表、财务报表及审计报告、统计资料、科研技术报告及技术标准、项目建立书/过程文件/总结报告、员工工资报表、人事档案、聘书及授权书、协议、合同、供应商档案、设备资料、生产原始记录、检验文件及报告、会议记录/决议/决定、通告、通知等具有参考价值的文件资料及与公司有关的图片、声像资料。
第二章 档案室管理员工作职责 
第三条 档案室管理员应具备本岗位的业务技能，全面了解本岗位的工作业务范围,熟悉本岗
位的职责。
第四条　档案室管理员负责对厂区各部门的文件、声像资料等进行收集归档管理,并对各部门的文件管理进行监督、检查。
第五条 档案室管理员每年的3月份前应将各部门上一年度属归档范围的文件、图片及声像资料归档完毕，并办理交接手续。
第六条 档案室管理员负责对已归档的文件、图片及声像资料进行分类、整理、鉴定、立卷、统计、保管工作。
第七条 档案室管理员应保证已归档的文件、图片及声像资料的安全,不得损坏、丢失。
第八条 档案室管理员应严格执行本管理制度中关于档案文件、图片及声像资料借阅的条款,作好借阅的登记.
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第九条 档案室管理员应严格执行本管理制度中关于档案文件、图片及声像资料作废、销毁的条款，作好相关登记，并对销毁的全过程进行监督.
第十条　严格保守公司秘密，不得私自将一切密级文件借出或泄露有关内容。
第三章 档案资料的归档 
第十一条 各部门（除财务部以外）于第二年二月底以前将上一年度办理完毕的文件材料按立卷要求整理好，经档案室管理员检查后向档案室归档。各部门应指定专人将本部门所形成的档案资料及发出的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律进行收集交档案室归档。如为特殊需要,原件须由形成部门保管、不能按要求归档者,应经总务部经理批准后并妥为保存，档案室以复印件归档,原件用毕后仍应移交档案室归档。同时各部门应建立部门档案目录，,档案室管理员参与各部门档案资料移交，以保证资料的连贯性和完整性。
第十二条　财务部上年度形成的文件资料,必须在本年度9月份以前整理完。1０月份正式向档案室移交,清单一式两份(财务部与档案室各留存一份备查）。
第十三条 新产品开发项目的文件材料由工艺技术部和开发部分别负责,在新产品项目移交后两个星期内收集整理,装订整齐，建立产品档案并交档案室归档（如特殊可参照本制度第十一条).
第十四条　凡购置的设备、仪器在开箱验收后应将相关资料交档案室归档,档案室根据实际情况发放复印件。，只向档案室移交案卷目录，并由档案室负责监督检查。
第十五