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医药企业数字档案室建设刍议
 
   
 
 
 
 
 
 
 
     
 
 
 
 
 
施红刚
数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现收集、整理、保管、保护和利用的档案管理模式。它可以为全方位、多角度、无时滞地利用综合性数据信息资源，为企业提供高效率、高质量的决策参考。数字档案室建设是知识管理的理念和方法在企业管理中的有效应用，不但有助于提高企业管理的整体水平，而且有利于企业档案信息资源的行业分享和社会共享，是实现企业档案信息全面增值的有效途径。
一、建立数字档案室是医药企业发展的迫切需要
企业档案是企业在生产实践和科技创新活动中形成的原始记录，蕴含着企业的生产经营、技术引进与交流、自主创新等方方面面的信息，具有极大的利用价值。随着企业办公自动化的普及，建设基于网络的、能够实现信息共享的数字档案室，已成为企业信息化发展的必经之路。因此，建立数字档案室是医药企业发展的迫切需要。
1．建立数字档案室是提高医药企业竞争实力的需要
医药行业是一个竞争日益激烈的行业。目前，由于医药信息交流不畅、市场监管不到位，生产仿制药品不必支付技术使用费和专利许可费，可以大大降低生产成本，所以仿制药品的生产厂家越来越多。放眼国内的医药市场，相当多的药品都是仿制药，医药企业面临的市场竞争日趋激烈。并且，随着医疗水平的不断提高，对新药的需求也在逐渐加大，企业要想生存，必须在新的药品和剂型上取得突破，这就直接促使了医药企业技术更新换代的速度加快。而医药企业耍想在产品开发上缩短周期、提高质量，跑在竞争对手前面去占领市场，就必须尽快地掌握与研发、生产、注册、经营等相关的一系列信息，提高信息利用的效率。这就要求医药企业不但要提高相关技术、专利、产品等档案资料的利用效率，而且要提高借助网络平台利用其它企业相关档案信息的能力。比如流感疫苗产品，国内外生产厂家有很多，而在国内市场，国外企业葛兰素和诺华的流感疫苗价格高而卖得好。究其原因，一是品牌效应，二是质量控制标准较严，再就是这些企业对信息的综合利用能力较强。成熟的跨国医药企业，无论在产品研发，还是市场布局上，都会前瞻性地搜集和储备一些相关的信息，而这些信息当中，很重要的一部分就是其它企业与目标产品关系最密切的档案信息。这不仅对单个企业，对企业集团及其内部从事相关产品研发生产的子公司而言，也同样具有重要的现实意义。
2．建立数字档案室是医药企业改革档案管理方式的需要
飞速发展的制药技术带动了整个行业的快速发展，而行业的发展，必将推动其档案管理由“保管”时代步入到“后保管”时代，也就是说由注重档案实体保管，转变为实体保管与档案信息管理并重的新时期。随着时间的推移，医药企业档案室所存档案的保护问题显得愈加突出，原因是很多传统载体形式的档案，例如纸质档案，都会出现逐渐老化的现象，一旦这些档案老化受损严重，就无法继续提供利用，会给企业带来难以估量的损失，而档案数字化可以加大对传统档案的保护力度。再如，大型项目的产品研发，可能会产生上万份的图纸，而其中许多环节需要承袭已有产品的大部分成果，此时电子图纸就显示了比纸质图纸更旺盛的生命力，因为保存电子图纸要比保存纸质图纸更加方便、省时、省力，并且更易于查阅利用。另外，很多老企业、尤其是知名企业，都存有