ISO9002全套制度及业务流程之文件管理程序汇编.docx

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ISO9002- 全套制度及业务流程之文件管理程序汇编 1
24．文件管理程序
．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保
存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用
于以上环节所涉及的相关部门及个人。
．职责：
总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文
件延误的投
诉；
各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用
印、立卷、归
档和销毁等。
．工作流程：
文件分类：
通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文
件、外来文
件和外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、
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工作联
系函、通知、会议文件、周记、制度文件等
：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来 文、供方
来文、顾客来文、公共事业单位来文等
C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公
共事业
单位发出的文件等
专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文
件。分为技术
文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。
A ．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准 图集、内业资料、图纸等。
B ．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如
会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。
：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映 个人基本情况、工作表现的个人资料。
D ．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的
文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E ．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
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F ．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应
商名录、培训记录、各类签到表、登记表等
总要求：
文件处理必须做到及时、准确、安全。
内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用
国家公文格式，
内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件
《 **集团文件处理办法》之第二章“文件格式”）
各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接
送领导者个
人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。
各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件
的运转情况，
预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。
各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据 订立的立卷类
目，将空白
的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类
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目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。
文件的管理一般要经过如下几个环节：
A ．编制：文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；
若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。
：文件内容和发放范围由相应的