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聪明工作36计

尽管全球化、网路革命，在过去二十五年，大幅提升人类的生产力。然而，也从此，「埋头苦干症候群」正以美国为首，向全世界白领阶级蔓延！这群「埋头苦干族」的面貌，跟过去截然不同。
　　
　　埋头苦干症候群正蔓延
　　白领阶级工时变长、事做不完
　　
　 　去年十月，美国《商业周刊》（Business Week）就以「你工作如此卖命的真正原因」（The Real Reasons You're Working So Hard）为封面故事，探讨此一现象。不只美国，全球化的竞争，也迫使欧洲人抛弃较短工时的传统。○四年，德国每周工时超过四十小时的人口，从四百七十万 人增加到五百三十万人，法国劳工也有此趋势。
　　
　　在台湾，根据主计处民国九十四年公布的「社会发展趋势调查」：二○．五％的人认为，自己总是或经常，无法完成每天预定想做的事情；一七．八％的人每天工作超过十小时；十五至四十四岁的人口中，三成以上自觉经常有时间压力。
　　
　　无效率的沟通是病原体
　　近四成经理人每周至少浪费半天
　　
　　为何科技工具增加，时间却不够用？
　　
　　麦肯锡一份针对全球七千八百位经理人的调查点出关键：无效率的沟通（包括语音、电邮和会议）。这份报告指出：有近四○％的经理人，每周必须花半天到一天在没效率的沟通；二五％认为目前的沟通已超出他们所能管理的范围。
　　
　　针对此点，麦肯锡企管顾问公司资深合伙人布莱恩（Lowell Bryan）指出：「能够处理更多复杂性的人才会是赢家。」换言之，驭繁为简，避免自己被工作消耗殆尽，是白领阶级拒当埋头苦干族的唯一心法。
　　
　　运用五大聪明工作秘诀
　　学习驭繁为简，有效管理产能
　　
　　其中，「管理产能，而非工时」是重要的概念，人们必须减少低价值的互动频率。以下是五个帮助你聪明工作的秘诀。
　　
　　一、设定优先顺序：确立真正值得你花心力做的工作，想办法外包其他不重要的工作。
　　二、预留时间：不管在专业还是家庭生活，都要预留时间给无法预见的事件和讯息，太紧凑的行程会造成压力。此外，如果你不在工作与工作之间，预留时间，让自己转换心情，会把自己压垮。
　　
　　三、运用科技，过滤资讯：透过各种电子产品，你总是可以被找到。但在周末关机又不是个好选择，可以用新科技来过滤你的电话和电子邮件。
　　
　　四、将决策权下放：扩大中低阶经理人可以做出的决策范围，给自己思考事情的时间。加州智库未来学院总监沙佛（Paul Saffo）就说：「独处，在职场是奢侈的资源，有时你必须要远离一些，相信没有你，事情还是可以运作如常」。
　　
　　五、补充创造力：跑马拉松、学习如何煮菜、听音乐等活动，可以提供休息和放松，让你补充创造力。
　　
　　个案一：
　　管理时间》陈瑞聪 严守议程表
　　
　 　十八年前，陈瑞聪接下仁宝电脑总经理职务后，一路将仁宝带领到全球第二大笔记型电脑公司，并转投资手机厂华宝通讯、面板厂统宝光电与封测厂飞信半导体 等。如今，他掌舵的事业体合计年营收已将近四千亿元，拥有上万名员工。他堪称国内最忙碌的科技执行长之一，每周主持的会议近四十个，平均每月出国达八次。 以下为陈瑞聪自述：
　　
　　我常戏称，我应该称作「开会长」，我每天唯一的工作就是开会，出差是为开会，应酬也是开会。每天早上八点到下午六点离开办公室前，全被会议给占满，最高纪录，我一天得开上十二个会议。
　　
　　会议管理：建立开会标准作业流程，客户也要遵守
　　
　 　以我自己的经验来看，开会最常遇上的无效率情况有两类：第一种，原定的开会时间delay（延迟）。要知道，若是我前一个会议拖延半小时，等着我主持下 个会议的其他人就得空等半小时，若有十个人，就等于公司丧失掉至少半天的竞争力。第二种，会议结束，没能达成任何结论。没有结果意味着原地踏步，公司根本 不知道下一步该做什么。
　　
　　过去，我就常碰上这两种情况，后果是让我每天活在无止尽的会议梦魇里头。别人看我现在一个星期有将近四 十个会得主持，数量相当吓人，其实，我过去的会议次数，比现在还要多出许多。从五年前开始，我采取的做法是，要求将每个会议的议程表先定出来，议程表中必 须条列得一清二楚：这个会议必须讨论的议题有什么，每个议题要花多少分钟，必须做出什么结论。
　　
　　过去我整天的行程表只有一张，现在我是每场会议都有一张议程表；过去，我每天的行程是以小时为单位，如今，我则是以分钟计。