文件管理规范.doc

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文件管理规范
编制/日期
审核/日期
批准/日期
文件修订履历
日期
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修改内容
编写人
审核人
批准人
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1. 目的：
规范质量体系文件和资料的管理。
2. 适用范围：
本规范适用于质量体系文件和资料的日常管理。
3. 文件依据：
《质量手册》
《文件控制程序》
《文件编写规范》
4. 职责：
：负责对公司受控的文件和资料实施规范管理，具体执行《文件管理规范》 的有关规定。
：按照《文件管理规范》操作，负责本部门文件和资料的规范管理。
5. 文件的管理

，应分类在《文件登记表》和《表单登记表》上进行登记。
，应及时进行登记。
,进行逐项核对后签字接收。

，其更新以文控中心的通知邮件为准。
，必须有编写、审核、批准人的签名或加盖有效名章。
，发放前由发文部门向文控中心同步提供内容一致的纸质文档和电子文档。
，并在复制件盖上红色“受控文件”或“试制文件”印章（印章样式见附图） 。其它人不允
许在受控文件上私自加盖图章。
，做到准确无误。
，必须当场根据发放清单清点核对，签字确认。新制的文件登记后立即下发传阅；更改的 文件登记后立即换下相应的旧版文件，以确保文件现行有效。
、回收和作废
,必须填写《文件新制/更改/作废申请》。技术资料类文件需要更改和作废时， 必须填写DCN （设计更改通知）或ECN（工程更改通知）。
（鉴定）产品的设计更改，应征得顾客的同意，并由相关部门作好设计更 改记录的保存。
，以保证本部门使用的文件资料为最新版本。
，装入文件作废袋保存，其作废的年限按《受控文件保密管理办法》执行。
，登记后全部予以销毁。 其它的旧版文件加盖作废章后，可以整理利用。
，要向文控中心申报并说明原因，否则一律视为没有按时退回。

，负责正本的及时归档保存。
，建立目录，标识规范，易于查找。
，应先更新网上的相关内容。
，禁止他用。
（用）和传阅
，不许转借（发）他人，不许翻录复制。
;要确保文件完好无损、及时归还。
《受控文件借用审批单》；原理图纸质件和样板借用需填 写《原理图纸质件、样板借用审批单》，经审批后予以办理。其它文件借用填写《文件借阅 登记表》后可办理借用。
《文件借阅登记表》、《文件传阅登记表》定期由文员整理装订后，送文控中 心