公司文件收发管理制度.doc

公司文件收发管理制度.doc公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度
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公司文件收发管理制度
收发文件管理制度
一、总则
、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下
发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等） ，由承办部门拟稿，送办
公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部
门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改
并签署姓名和日期。
5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿
进行编注发文字号，确定份数后印制。
（ 6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（ 7）存档：在发文办理流程结束后， 档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档 （应
包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘） 。没有归档和存查价值的公
文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏
销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件

( 含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等

) ，由办公室统一签收、
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登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指
示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理
的公文，经