酒店采购部管理制度-word资料(精).doc

亚海大酒店采购部管理手册采购手册的编订目的为了使酒店有关采购事务均能遵循制度办理, 便于最适当时间、在可能范围内以最低价格, 向最适当的供应商, 购买品质最佳、数量最恰当的商品或服务, 特制订本手册。采购的定义酒店根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件,最终签订合同并按要求收货付款的过程。酒店采购部管理制度 1、制定采购计划(1 )由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核; (2 )计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核; (3 )采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。 2、审批采购计划: (1 )财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核; (2 )财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算; (3 )将汇总的采购计划和预算报总经理审批; (4) 经批准的采购计划交财务总监监视实施, 对计划外未经批准的采购要求, 财务部有权拒绝付款。 3、物资采购: (1 )采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。(2 )大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。(3 )餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。(4 )计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购,以保证需用。 4、物资验收入库: (1 )不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收; (2 )仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按划定入库。 5、报销及付款(1 )付款: ①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核, 经确认批准后方可付款; ②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内; ③按酒店财务制度, 付款 30 元以上者要使用支票或委托银行付款结款, 30 元以下者可支付现款。④超过 30 元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。(2 )报销: ①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单, 经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者, 应由卖方写出售货证实并签名盖章, 有采购员两人以上的证实, 及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操作流程 1、按使用部分的要乞降采购申请表, 多方询价、选择, 填写价格、质量及供方的调查表; 2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案; 3、在主管的铺排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购; 4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成现货采购和期货采购; 5、货物验收时泛起的各种题目,应即时查清原因,并向主管汇报; 6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。 7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分, 同时附上采购申请单或经销合同; 8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核, 并办理报销或结算手续。仓库管理操作流程 1、仓库的分类: 酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓, 商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓, 动力部的油库、石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。 2、物品验收: (1) 仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收, 并做到: ①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收; ②发票上的数目与什物数目不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收; ③对购进的食物原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。④对购进品已损坏的不验收。(2 )验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数目和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一份交材料会计。 3、入库存放: (1 )验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管; (2 )进仓的物品一律按固定的位置堆放; (3 )堆放要有条理、留意整洁美观,不能挤压的物品要平放在层架上。(4 )凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时