制度会计档案管理办法.doc

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内部控制制度
——会计档案管理
第一章 总则
第一条 会计档案是指会计凭证、 会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料， 是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 根据国家《档案法》、《会计法》和《会 计档案管理办法》的规定，加强会计档案的科学化、现代化、规范化管理，结合 公司的实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所指的会计档案主要包括：
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他 会计帐簿；
3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注 及文字说明，其他财务报告；
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算 专业资料、会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，计算机备份 资料等。
第二章 岗位设置与职责分工
第三条 会计档案管理由分管总裁负责。
第四条 财务部应指定专人负责会计档案的管理， 具体负责会计核算材料的 立卷、整理、归档、保管等工作。
第五条 出纳人员不得兼管会计档案。
第三章 会计档案的归档程序与方法
第六条 对于每年形成的会计档案， 应由财务部按照归档的要求， 负责整理 立卷，装订成册。各会计人员对本岗位产生的会计核算资料应定期收集、审查核 对，按照档案管理要求整理立卷、编制目录、装订成册并由立卷人签章，然后交 档案会计妥善保管。
第七条 会计核算资料应保证整齐、 完整，符合归档范围要求，归档的各种 会计档案，要有统一规定的会计档案案卷、卷皮。
第八条 会计凭证类归档方法：
1、每月 10 日前，将记帐凭证按顺序整理，连同所附原始凭证，装订成册， 每册不超过 2 厘米，注明凭证类别、年度、月份、起止号、连续号，由经办人员 及财务主管签字后，交档案会计保管。 对于数量较多， 不易同记帐凭证一起装订 保管的原始凭证，如领料单、工资单、奖金单等，可以单独装订保管，但应在原 记帐凭证上加以说明，以备查阅。
2、次年 3 月 1 日前，将上一年度银行存款余额调节表及银行对帐单装订成 册，移交档案会计保管。
第九条 会计帐簿类归档方法： 应填写帐簿启用及交接表。 将上年度帐簿装 订成册，编写页号，加装封面，附上目录。次年 4 月 1 日前，移交档案会计保管。
第十条 会计报表在年度决算后装订， 年报单独立卷，月、季报合并装订成 册，次年 4月 1日前，移交档案会计保管。
第十一条 对所有会计档案， 财务部按本制度要求，编制移交清册。 在规定 的时间内，将会计档案移交档案室。
第十二条 各岗位归档内容：出纳：银行存款调节表、银行对帐单，现金、 银行收付款凭证；主办会计：固定资产卡片，明细帐帐簿，工资册；副主任：总 账；主任：报表。
第四章 会计档案保管期限与要求
第十三条 会计档案应严格按规定归档， 保管期限从会计年度终了后的第一 天算起。
1、月、季度财务报告保管 3 年，年度财务决算永久保管。 （均包括文字分 析）
2、现金和银行日记帐保管 25 年，明细帐、总帐、辅助帐簿保管 15 年，固 定资产卡片在固定资产报废清理