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集团企业邮箱管理制度
1 目的和适用范围
为了加强集团企业电子邮件的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络
信息安全性，根据国家相关法律法规制定本管理规定。为体现 XXX 集团在对内工作交
流、对外商务活动时的整体形象，各单位在印制名片、外联及对外广告宣传等时，均须
统一使用企业邮箱。
本规定适用于 XXX 集团公司及各子公司。
2 相关责任
本规定由信息管理部拟定并组织修订、总裁办组织会审，总裁批准，总裁办发文，
由信息部负责解释与组织实施。
3 开通与注销
集团人力资源部以每周一次的频率向信息部提供最新人员变动情况，信息部根据此
变动名单对邮箱用户进行管理。原则上集团公司每位正式员工都将分配一个邮箱，员工
离职时进行注销。
4 企业邮箱资源
1、浏览器访问地址：
或
2、邮件客户端软件访问（Outlook、Foxmail）：
接收服务器（POP 3）地址：
发送服务器（SMTP）地址：
3、移动手持设备访问（IOS、安卓、WP）；
配置服务器（ActiveSync）地址：
5 邮箱使用规范
1、 公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。公司
员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀(如：
******@)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员
名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的邮件地址，不得标
注其它的邮箱。
2、 电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私
权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要
求或用户违反服务条款的情况下。
3、 公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流
程，申请开通电子邮箱服务。用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程
序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。
4、 电子邮箱的基本命名规则由信息部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行
相应调整。
5、 当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部
进行更改。
6、 当用户不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的邮件账户
删除；或用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的邮件账
户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮件。公司不对此承担任何责
任，而由此引起的损失及责任由用户自行承担。
7、 电子邮箱用户若通过电子邮箱群发垃圾邮件，接收、发送、存放或提供下载传
播虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的