客户接见流程.docx

用户接见步骤
编写本文契机
首次接见日本用户
目标
将每次接见用户过程中出现不一样情况进行累积、归纳、梳理，不停完善，提升实施能力。
步骤策划者
接待担当
上级
人物链接图
接待担当
用户
司机
前期联络及事项安排（图）
来访确定
确定来访具体时间及人数——汇报上级——日程确定——和对方确定——和上级再确定
（确定人数及来访人员身份等信息，如其归属部门、沟通使用语言、有没有翻译同行）。
确定日程安排
当日具体时间、日程安排、当地逗留时间、返回时间及其它安排等，向用户汇报当日企业接见行程安排，如参观企业、工厂、介绍产品、用餐时间等等。
酒店安排
上级尤其交代，按上级要求实施。
通常见户来访：问询对方是否需要帮助预定住宿，如用户提出自行处理，则可提供长久和企业合作酒店信息（见附表）。
合作意向较强用户：确定抵达时间，是否安排车辆接送。依据用户需要预订酒店，房间等级要求、单双人房要求，附酒店内部地图及服务、交通、登记手续、退房手续等信息，（必需时请示人力资源及行政部）
接见期间资料准备
整理讨论时所需资料——和上级确定内容——修改——最终确定
资料可包含纸质和电子版本，纸质资料需整齐摆放于会议桌，电子版需提前拷贝至会议室电脑上，U盘放置于会议桌上备份。
（图）小贴士 接听电话时，请备好纸笔哦！
临别时礼品准备
企业现在没有代表企业文化物品可作为小礼品赠和用户，本部分交和总经办负责跟进。
来访前会议室准备
帮助人员——前台工作人员
会议室申请：会议室使用需提前3天发出申请。
前台帮助准备事项：
确定会议室无人使用；
会议室门保持打开状态，调好空调温度；
开启投影灯设备，依据实际需要播放企业纪录片等； ☆注意投影仪正对面凳子摆放。
座位安排，接待担当者座在入口右侧，方便第一时间介绍进入会议室人员，同时负责会议门开关。上级座在投影仪正对面？和接待担当并排？用户座在接待担当正对面。
会议桌物品摆放，如所需会议资料、笔记本、笔、产品、企业介绍、纸巾、茶水（上级及用户）等。
接见前工作交接
接见前需做好工作交接，包含待整理事项、钥匙、公章保管等。
部门突发情况如：月底急盖章发票、急签计划、急签单据、急盖章证实、急盖章协议、急借出证件/公章等。
处理方法：提前通知相关部门/人职员作交接人及办公时间；如当日部门无人办公，则应通知相关部门/人员提前申请急需办理事项相关手续，协调处理措施。
（图）小贴士 。。。。。
用户抵达后事项安排
用车申请：尽可能提前3天发出申请，必需时和其它用车人员协调。
确定：到抵达前一天，和用户保持联络，确定用户抵达时间和地点，安排好接送、入住事项。
携带瓶装水，供用户在车上饮用。
上车时，副座已经有些人就座，则负责接待人员应选择车辆最终排座位。
期间可能出现问题：接送首次见面国外用户，因手机功效上限制，无法直接取得联络。
现在处理方法：接送前一天，需和用户保持联络。如当日为休息日或用户因出差外地无法取得联络，则应提前（避开休息日）以邮件形式和对方说明此情况及商议联络方法。
提前通知司机等候。