大连铁龙办公室铁龙公司会务管理制度样本.doc

大连铁龙实业股份有限公司总部会务管理制度
第一章 总则
为了保证公司总部各项会议顺利进行，做到组织严密有序，服务热情周到，安全，保密，特制定本管理制度。
本制度合用于大连铁龙实业股份有限公司各项专项会议。
会务管理原则：
组织严密有序。会议各项活动有条不紊，各有关部门配合默契，有领导、有组织。
服务热情周到。会务工作是服务工作，应无微不至。
安全。保证与会人员人身、财产安全。
保密。要保守会议机密。
第二章 职责分工
公司办公室负责公司各种会议组织、协调工作，大型会议可依照需要暂时抽调各部室有关人员构成会务组。
建议召开会议部门，经主管领导审批后，及时将会议内容及有关会务需要报公司办公室，以保证有充分时间准备。
各部门参加协办，并依照会议内容需要提供有关材料和关于事宜。建议召开会议部门及有关负责人提前3天将关于会议材料报办公室。形成会议决策，有涉及到职能部门主管业务领域内容，会后由该部门负责贯彻、督办，并及时上报有关领导或办公室。
第三章 会前准备工作
会议材料准备，会议材料普通涉及：
会议工作报告；
揭幕词，闭幕词或总结报告；
会议主持词；
会议决定，决策草案。
制定会务工作方案，会务工作方案重要内容：
拟定会议主题；
拟定参会人员；
拟定会议议程；
提出会议经费预算；
视会议内容，拟定宣传报道方案。
安排食宿
住房安排要以与会人员名单为根据。
会议编组
召开大型会议，为便于分组讨论和进行小组活动，必要实行与会人员编组，指定各组召集人和联系员。
布置会场
会场布置涉及：会标书写，主席台设立，与会人员座席安排，录音、扩音、播音，摄像等设备配备以及必要陈设，点缀等等。
拟发会议告知
会议内容、时间、地点和与会人员一经拟定，就要及时拟发简要扼要会议告知。
会前总体检查
会前检查，普通采用两种形成，一种是由领导人听取承办部门或大会筹办处负责人报告，另一种是到现场实地检查。