综合项目文档管理新规制度.doc

营销中心
项目文档管理制度
版本信息：
版本号
拟制/修改负责人
拟制/修改日期
修改内容及理由
批准者
一、目
建立营销中心文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效分类管理与控制，实现项目文档有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化管理，提高项目成功率，有效控制项目成本、进度、时间。
二、范畴
本文合用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之关于客户、合资公司、渠道文档。
三、原则
（一）定义
文档涉及接受、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其她内部文档。
（二）规范

（1）文献名应是文献标题。
（2）标题应能直观简要体现文献内容。
（3）每个文档必要有一种统一编号。
（4）在电子文档命名背面加上编号。
（5）文献编制应使用相应统一文档模板。

所有接受文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者依照实际状况拟定，建议体现接受日期信息。

（1）在项当前，应建立一套文档管理程序
明确文档拟制、审核人员，文档控制员。
‚明确所有文档编号、收发登记操作，及受控级别。
（2）建议接受文档管理程序
由文档控制员统一接受。
‚加盖或记录接受日期（时间）。
ƒ赋予文档控制编号。
„记录输入文档中心数据库，保存原件。
（3）明确发送文档管理程序
加盖或记录发送日期（时间）。
‚记录输入文档中心受控库，保存原件。
ƒ发送后由文档控制员统一记录归档。
（4）明确合同各方之间文档传递等有关规定
（5）文档借阅登记和保密规定
原则上禁止文档原稿进行借阅。
‚借阅副本应进行登记，加盖副本章。
ƒ副本销毁规定。
„限期返还原件规定。
（6）电子文档共享规定

（1）建立纸面存储和电子件存储两套相相应文档管理系统，目录构造见附表一《项目文档归档构造》。
（2）按文档阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。
四、文档提交
（一）外埠部门提交部门文档，通过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。
（二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。
（三）部门对外交流或是与项目单位报告、沟通所提交文档，通过沟通、报告后整顿成终稿，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。
（四）部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。
（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位