物管公司财务管理新规制度.doc

长葛**物业管理财务管理制度
第一节　报销管理制度
　１、目标
依据财务制度相关要求，深入规范企业内部报销、付款程序，严格相关手续。
　２、适用范围
　　适适用于企业各部门和全体职员。
　３、职责
（１）财务核实部统一办理企业全部财务结算，进行集中管理。
（２）财务核实部对分企业及各项目管理部开支情况进行总体控制，并实施董事授权范围内办理企业内部往来结算及企业和其它单位财务收支事项。
　４、程序
（１）审批权限
各级管理人员根据企业要求权限签批；
财务经理对全部支付业务均应审查签字；
各部门责任人应对该项部门所发生业务进行审查签字。
对不符合要求货币资金支付业务，审批人应该拒绝同意。
（２）报销程序
１）取得原始凭证
原始凭证必需是企业经营业务流动中经正正规渠道取得正当、有效凭据，经税务部门监章正式发票，经物价、财政部门监章正式收据，企业和业务往来单位签定协议（协议）。
因特殊原因不能取得正当凭据，须由经办人填写情况说明单，说明原因，经证实人证实，部门责任人签字，财务责任人审核，总裁／实施董事同意签字，方可作为报销冲账凭据。
２）原始凭证种类：
全国联运、货运统一发票；
许昌市餐饮、娱乐业定额发票；
非经营性结算统一收据；
许昌市其它服务业发票；
许昌市商业零售发票
其它国家监制正当发票。
３）原始凭证必需含有以下关键内容：
购物发票、收据应有：
品名（收费项目），数量、单价（收费标准），金额，收款人签章（签字）。
协议应有：有效数量、价款（酬金）、付款期限。
４）填制报销凭证
对外付款审批单；
费用报销单；
借款单；
差旅费报销单；
业务实施旨申请单。
５）报销凭证粘贴
较小票据，如停车费等，应粘贴在“报销单据粘贴单”方框内；
较大票据，粘贴在报销单左边（左齐报销单边框，上齐报销单边缘）。将相关空白结算凭证粘贴在上面（如“较大票据”粘贴法），并正确、完整、清楚地填制。
若有附件（如：批文、说明、申请等），须将附件折叠、左上角对齐“报销单据粘贴单”边框，整齐地粘贴在后面。
６）报销标准及过失责任
坚持谁发生谁报销标准，严禁代报。
坚持报销人、审批人分权标准，财务人员必需拒绝报销审批人和报销人同为一人费用。
原始凭证要求整齐、清楚，不得涂改、伪造，对涂改过金额发票，应有开票单位加盖更改章，不然无效。不得索取空白发票、收据自己填制。
多种原始凭证必需是原件，复印件无效。
在报销发票、收据时，经办人必需在其后面签字。金额为一万元以上大额发票报销时，必需有两个以上经办人签字。
风购物票据必需经实物责任人验收，库房管理员办理入库手续后方能报销。
经办人应在取得发票、收据等有效凭证三天内，立即到财会核实部报销。
按协议支付款项，在首次付款时，应将协议交财会核实部备查。以后需支付款项，由财会核实部审核并报总裁／实施董事审批后，方可开支。
报销单填写和签字，不能使用铅笔和圆珠笔，不然可视为无效单据，出纳员不予办理付款。
凡在费用报销中有弄作假、虚报费用、虚构业务报销费用等行为者，一经查实，除收缴报销人所报费用外，按虚报金额两倍给罚款，并给行政处分，情节严重全部，企业作除名处理，并追究法律责任；对于审批签字同意报销各部门（含管理部）经理给相同处罚。
对于在费用报销中因为财务人员未坚持制度，审核不严，给企业造成损失，应负担连带责任，处以不低于错报总额２０％罚款。
７）报账步骤
经办人→部门责任人（二级主管、一级经理）审查签字→会计（财务责任人）　　　总裁／实施董事审批签字→出纳员支付款项。
（３）各项退款
１）交纳服装押金职员辞职时，凭原收据随离职员资一并退回，收据遗失，需提出其它证据，并说明原因。
２）装修企业退出入证押金，先由各项目部服务中心填写“装饰装修退款申请单” ，再按：用户主管（内勤）→部门责任人（二级主管、一级经理）→会计（财务责任人）→出纳退款。
３）施工完成需退各装修确保金、外单位进场确保金时，由各项目服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：用户主管（内勤）→业主签字→工程主管→
部门责任人（二级主管、一级经理）→会计（财务责任人）→出纳退款。
４）业主退物管费、车位费，应由各项目服务中心开据红字发票（收据）并填写退款单，经：用户→用户主管（内勤）→部门责任人（二级主管、一级经理）→财务审核→服务中心收银退款。
（４）工资结算
１）签批程序：二级主管（依据职员出勤情况及工资制度制表＼２日）→一级部门经理（签署具体意见＼４日）→人事行政部（汇册各企业《工资表》表进行初审＼６日）→财务管理中心（最终审核并确定无误后＼９日）→总裁（同意＼１１日）→实施董事（同意＼１３日）→财务管理中心（发放＼