收发文管理核心制度.doc

收
发
文
管
理
制
度
制作
审核
复核
同意
时间
为规范管理企业收发文工作，确保文件能够立即上承下达，提升文件处理效率，特制订本制度。
收文处理程序
收文处理程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承接→文件归档。
1、收文登记
凡从外部送达企业文件，包含上级来文、多种传真、信函等文件资料，一律由前台文员负责签收，再依据文件内容进行登记（附件一），并填写《来文处理卡》（详见附件二）报行政部责任人阅批分流。
2、文件拟办意见
行政部责任人对前台文员报送文件提出拟办意见。
3、文件阅批
收文经行政部责任人阅批后，前台文员应按拟办意见立即送呈企业相关领导或部门阅批，阅批文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。
4、文件承接
文件承接部门须遵照领导阅批意见办理，并按要求期限立即办理完成。包含两个以上部门承接公文应由主办部门和相关部门协商办理。需报请上级领导同意事项，由承接部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部责任人签发上报。
5、文件归档
全部文件统一在行政部归档。
二、收文、传阅工作要求
1、对全部文件、资料，由行政部委派专员负责登记和保管。要重视收文工作时效性，做到规范化、制度化。
2、传输文件资料须遵照先领导后部门、先行政部后主办部门标准。
3、对需急办理文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。对领导指示急办文件，相关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。
4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自收文簿上签字登记，以分清责任。
5、各部门所承接文件、资料要妥善保管，不得丢失，立即归档。
6、全部收文均须在行政部登记编号（编号标准详见附件三），个人不得保留文件正本。外出开会带回文件，汇报或传达工作后应立即交行政部登记编号传阅，不得滞存。
7、要严格实施保密要求，全部关键文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。 
三、发文处理程序
企业所发出一切文件材料，统称发文。发文步骤包含:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等步骤。
1、拟稿
企业日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门发文由各自部门负责拟稿，其它有特殊性要求文件由企业主管领导指定拟稿人。
2、核稿
“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件承接部门
责任人依据相关要求，对初稿见解、文字、体式、内容等进行全方面审核。
3、校对
校对是文件制发过程中一个关键步骤，也是行政部一项关键工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门责任人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发最终一关。
4、签发(详见附件四)
以企业名义发文时全部必需由企业总经理签发，其它各职能部门对部门内发文可由部门责任人签发。文件经领导签发后，即成为最终定稿。
5、编号(详见附件六)
文稿经企业领导签发后，要进行编号登记，预防发文混乱。编号应按公文格式要求方法编排，通常包含发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。
6、印制
即对经签发后文稿进行印制，在印制过程中，必需做到：
1）必需以经签发后定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动要报经签发人同意。
2）注意排版艺术，版面安排要美观大方、赏心悦目。
3）注意保密，文印人员不得让她人随便翻阅文稿。对印制底板、清祥、废页也要管理好，预防泄密。
7、盖章
即在印制好公文上加盖印章，这是公文生效取信凭证。用印要做到端正、清楚、位置合适。
8、封发
发放文件时，必需建立《发文登记簿》（详见附件五），严格推行收文人签字手续，要求收文单位填写《文件签收表》（详见附件六），确保文件发放不出差错。
9、归档。
这是发文处理工作最终一道工序，立即制成文件连同初稿、发文审批卡、传阅卡一起搜集起来，按档案管理要求，整理归档。
收文步骤图
发文步骤图
附件一
收 文 登 记 表
文件名称
发件单位
收文文件号
份数
归档编号
收文日期
附件二
来 文 处 理 卡