一文书档案管理制度.doc

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其他行政制度汇编
一、文书、档案管理制度
建立完善的文档资料管理系统，是办公室正常运作的基本，是提高办公室运作效率的保证。管理系统包括对文件档号、行文格式的统一。文件收发、文件立卷归档的规范化。
凡向外部门发出之正式文件,均需编写文件档号。
档号样本:高盛　　 　总办 　 [2002]　 第０１2号
ﻩ
　 　　 　　　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　分公司简称
　 　　 　 　 　 　 　 　　 　　　 　 　　　 　　 　　　
部门简称
　 　　 　　　　 　 　　 　　 　 　 　　 　 　　 　 　　
　 　 　 　　 　　　 　 　 　 　 　 　 　　 　 　 发文之日历年
　　　　 　　　 　 　 　 　　 　 　　　 　 序号
注释：
总部/分公司简称ﻩ
高盛集团:高盛
高盛大厦物业管理有限公司:大厦
明和美居物业管理有限公司:美居
程泰物业管理有限公司:长
高盛创世文化传播有限公司:创世
各部门简称ﻩ
集团总经办:总办
财务部:财务
审计部:审计
人事部:人事
行政部：行政
发展部:发展
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招商部:招商
物业部:物业
客户部:客户
保安部:保安
消防中心:消防
清洁部：清洁
行文格式
除综合性报告外,其他内容的文件应当一文事,避免一份文件内请示、报告、要求解决多个事项。
行文内容必须准确，呈总经理核签的文件应附相应的有关补充资料或说明文字。
凡各类文件均须依照集团公司规定格式撰写。（格式样本附后)
公司文件一律采用Ａ4纸打印，字体统一用宋体。
文件审核
各主管人员审核评文书的要点是:内容是否符合公司政策和规章制度,文字是否简练达意,格式是否符合等。
有关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交有关部门或负责人跟进。
有关集团人事工作的文书交由集团人力资源部处理。
有关集团总部、各分公司的重要文书,如超出有关部门负责人审批权限的,必须经集团总经理审批方可执行。
文件收发规定
向公司外部单位发出之文件,应尽量用电脑编写并使用纺一的格式。
总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理,传真首页使用统一格式（见附件)。
文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记于发文登记表。如人事任免、员工考评、财政收支、项目拓展、商情等机密文件,必须密封好签封后派专人发送签收。
外来文件由专人负责签收、登记。签收人应于接件当天按文件的要求报送有关部门。如需传阅,由有关主管人员签署“传阅”字样后,交有关同事传阅。
公司报刊、信函、传真收发制度
报刊订购与收发
报刊订购,各部门将需订阅的报刊申请单呈交行政部统筹,由行政部统一订购。原则为每半年订购一次。
报刊收发,前台接待员每天点算清楚当日收到的报刊，再分门别类派送到相关部门。
信函、传真收发
各部门所有对内/外之信函、传真均由行政部先行登记