《报销指南》（荐）.doc

山东大学报销指南报销指南第一部分发票要求一、发票均应套印“全国统一发票监制章”, 收款单位应盖单位“发票专用章”。行政事业收费、政府性基金收据套印“票据监制章”, 收款单位应盖单位“财务专用章”。税务局代开发票应有“税务局代开发票章”及单位“发票专用章”或“财务专用章”,个人代开要附身份证复印件。往来收据不能报销。二、发票的客户名称应为“山东大学”或“山东大学 xx学院”。“个人”或个人名字不予报销( 电话费、火车票、机票除外)。三、只有发票( 收据)联才能报销, 记账联、抵扣联等不能报销。四、发票不允许涂改,如有涂改不予报销,应回原单位重开,或修改后加盖出具单位发票专用章或财务专用章。五、报销时限: 在开票之日起一年内报销,超过一年的不得报销。第二部分报销流程一、经办人员分类整理好发票,需要办理有关审批、验收手续的先去办理。如需要办理固定资产手续的, 要先在资产部办理入库手续。二、普通报销应通过预约系统。预约时要按事项内容一事一约, 山东大学报销指南一类一约,每张预约单的发票附件不要超过 20 张。三、打印出预约报销单后, 经办人签字, 项目负责人签字审批, 并加盖报销单位的公章。需要单位领导审批的或填写《特殊事项说明》的,应先去办理并将审批手续附在报销单后。如报销公务接待费,应将经领导审批的接待审批单、接待清单附在报销凭证后。四、将整理好的单据送到财务报账大厅预约接单处交由会计人员处理。报销金额不得随意修改, 如果将金额改小, 可由经办人员确认; 如将金额改大,必须由项目负责人重新签字。五、报销要求(一) 购买实物、服务的发票( 发票内容为统称的) 必须附销货方盖章的购物清单。二万元以上的材料采购需要提供采购合同。购买购物卡的发票一律不得报销。(二) 购买打印纸、复印纸、硒鼓、墨盒、碳粉、色带的应在学校以下指定商户购买: 富美科技集团有限公司、济南中维数通信息技术有限公司、济南方菱经贸有限公司。购买飞机票原则上应在山东世纪航空拓展有限公司、济南阳光之旅航空服务有限公司、山东航空股份有限公司、山东民航客货销售代理公司购买。在“携程”、“去哪儿网”等网站购买的飞机票也可以报销。在异地可自主购买机票。(三)发票背面必须由经办人签字。为避免重复劳动, 对相同的经济业务, 原始单据金额较小且山东大学报销指南比较零散的, 如市内交通费、公共汽车票、邮费等, 可不在每张原始单据后签名。(四)个人电话费报销, 一般应按照“本次实交”、“充值金额”、“预付款”的金额报销。预交话费后打印的各月话费明细发票不予报销;违约金不予报销。(五)单张发票 5000 元以上应选择转账( 支票/ 电汇) 方式, 连号发票视同一张发票处理。若购买时已刷卡支付, 则应提供刷卡 POS 单, 报销时可转卡支付。如不能提供 POS 单且需要转卡支付的, 500 0 元至 10000 元由科长审批(附 pos 单可直接报销), 10000 元以上由分管副部长审批( 20000 元以下的若附 pos 单可直接报销)。在机电市场、科技市场等不同商户购货, 因发票统一由市场开具, 连号发票( 或同一天开具) 合计金额在 20000 元以下的, 具有购货明细的可不履行报批手续直接报销; 合计金额超过 20000 元的,需履行报批手续。(六) 单张发票金额在 30 万元以上的, 需填写大额资金支付审批单(见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目),按规定履行审批手续。第三部分各类事项报销需提供资料一、固定资产类单价在 1000 元(含)以上的设备、家具属于固定资产,需在资产部办理“设备购置申请表”、“设备验收单”。山东大学报销指南单价在 500 元(含)以上 1000 元以下的设备、家具属于低值设备,需先去资产部办理低值仪器设备验收单。(一) 固定资产报销: 应提供合同、发票、“设备购置申请表”、“设备验收单”。(二) 如需要借款, 借款时提供“借款单( 第一联)”、“设备购置申请表”、合同。报销时, 应提供“借款单(第二联) ”、“设备购置申请表”、“设备验收单”、合同、发票。注意: 除以上附件之外, 借款时或者未办理借款直接报销的, 10-20 万的设备还需附资产部“评标结果表”, 20 万以上的设备还需附招标办开具的“付款通知书”。(三) 进口设备 1 、直接报销: 应提供“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、“设备购置申请表”、招标办开出的“付款通知书”、“进出口公司与供应商的合同”、“仪器设备验收单”、发票。 2 、借款时,应提供“借款单(第一联) ”、“设备购置申请表”、“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、招标办开出的“付款通知书