公司文件管理办法（荐）.docx

公司文件管理办法为了规范公司的文件管理,确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作,以规范公司的各项文件收、发(拟稿、会签、审批、签发及实施)工作,制定本法。 1 管理原则 行政人事部是公司文件管理的归口部门,负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。 公司上报下发正式文件由行政人事部负责, 各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文,则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文,详见公司《内部文件及档案管理的制度》。 送件部门(人)应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿:公司文件由发起部门拟稿,行政人事部负责组织会审;属部门专业文件由各部门指定人员拟稿,部门负责人审核。 文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核,重点审核:是否需要行文,是否符合公司有关制度、规定,是否发起部门与相关部门进行了协商、会签,文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 文件签发文件形成后,由董事长或总经理签发。行政人事部负责签发后的公司级文件校对,并送拟稿人、核稿人审查合格后,方能复印、盖章、转发(送)、执行和归档。 4 外来文件外来的文件由行政部负责签收,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 文件管理业务流程分为收文和发文。 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序; 发文指以公司、或部门名义制发文件的过程, 一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 发文程序与要求拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 拟稿①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的,负责人应亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专人草拟。②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页(协议合同类应填附合同协议会签单) 详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人, 并签名、标定日期和密级。 审核①主办部门负责人根据有关文件规定,对文稿是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要进行审查和修改,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。②行政人事部复核的重点是:是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制文件的有关要求,文件是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要。在不改变原意的情况下,审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。③董事长或总经理审核董事长或总经理对文件内容进行批示意见后,返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。 会签需经会签的文件, 应在交付打印前送会签部门会签,对文件涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序,取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。 签发文稿经审核(须经会签)后,送总经理或董事长审定批准签发。 复核公司级文件正式印刷(打印)前,行政人事部应进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。部门内文件由各部门制定人员复核。 印刷(打印)、用印、分发①签发后的文件由行政人事部按《内部文件及档案管理的制度》对文件正式编号、印刷(打印) 。印刷(打印)必须符合规定格式,字迹清楚无误,整洁美观,份数准确。②印刷(打印)文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对, 以确保质量。文件打印清样,; ③公文盖章只限于发出和存档的公文,留作他用的公文不盖章,印章要盖得端正、清晰,严防错盖、漏盖。④上报的文件严密装封,并严格执行文件传递签收手续。凡属重