单证管理实用制度.doc

单证管理实用制度.docAEO 进出口单证管理制度
1、目的 :
为进出口业务部的正常发展，减少工作出错率，根据《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》及有关规定，特制定 《进出口单证管理制度》（以下简称本制度），作为公司进出口单证复核的依据。
2、定义：
业务单据：与公司业务有关的单据。
报关单据：与进出口报关有关的单据。
货运单据：与进出口货物运输有关的单据。
单据种类

单据名称
业务单据

进出口合同等
书、通关单、许可证、进出口报关单 /备案清单等
货运单据 订舱委托书、提单、分票明细等
3、职责：
进出口船务部：负责进出口报关有关单证的管理
4、制度规定：
进出口单证的统计和存档管理

统一编号 做好台账记录
按公司编号规定进行统一编号，制作《进出口报关统计表》

统一归档，存档清单备查
进出口单证必须根据公司统一编号，每月、每年进行存档管理。相关的单证资料应建立档
案，装订成册，分门别类，妥善保存在专门档案柜；每个档案封存后需及时缮制《进出口单证存档清单》并置于袋里或粘贴于该档案袋封面。

单证保存时间
其他与进出口业务直接有关的单证资料应当自进出口货物放行之日起保存三年。

电子存档管理
必须与纸质存档同步进行归类存档， 电子存档的文件名必须与照纸质文件的统一编码一致。
电子存档保留至少三年。
日常单证的检查管理
每一项业务操作完毕，单证员必须在一周内整理留档资质进行存档。
月末由部门档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作。
进出口单证的检查，以季度为单位，由部门主管进行抽查，留档资料是否合格。
每年度一次，将每年产生的全部留档资料