企业合同管理制度及流程.doc

企业合同管理制度及流程
企业合同管理制度及流程
1 / 22
企业合同管理制度及流程
企业合同管理制度及流程
目 的
第一条 为标准公司合同管理、防范与控制合同风险、有效维护公司的合法权益，特制定本标准。
适用范围
第二条 本标准适用于集团所属公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建立工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。
合同管理部门及职责
第三条 董事长负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。各公司总经理负责本公司劳
动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批。
企业合同管理制度及流程
企业合同管理制度及流程
2 / 22
企业合同管理制度及流程
第四条 集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
〔一〕集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案。
〔二〕各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授权委托书等合同文本的发放和管理。
〔三〕参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；
〔四〕监视检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进展分析，提出意见；
〔五〕协助处理合同纠纷，参与争议仲裁、法律诉讼。
〔六〕负责的监视执行。
第五条 合同具体承办部门的主要职责：
〔一〕负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
〔二〕具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；
〔三〕严格按照规定的程序完成合同的审批手续；
〔四〕负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报集团办公室审核同意；
〔五〕负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料；
〔六〕负责所承办合同的归档。
企业合同管理制度及流程
企业合同管理制度及流程
3 / 22
企业合同管理制度及流程
合同的授权委托
第六条 签订合同实行授权委托制度。合同由法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或总经理书面授权的公司有关人员代理签订。
第七条 代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的?法定代表人授权委托书?(见附件一)，并在授权范围内签订合同。?法定代表人授权委托书?采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。
第八条 集团办公室负责管理合同授权委托书，根据董事长的决定，办理出具授权委托书事宜。
第九条 代理人必须忠实履行职责，维护本公司的合法权益，对本公司负责，对法定代表人或者总经理负责。
第十条 代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由董事长做出决定，办公室负责收回授权委托书。
企业合同管理制度及流程
企业合同管理制度及流程
4 / 22
企业合同管理制度及流程
合同的日常管理
第十一条 本集团实行二级合同管理，集团办公室全面负责重要合同的管理；各公司行政办公室负责本公司的合同管理。
〔一〕集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同，以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的审查、备案和归档工作。
〔二〕集团办公室负责合同标的额在二十万元以上〔含二十万元〕
的合同审查、备案和归档工作，各分公司签署合同标的额二十万元以上〔含二十万元〕的合同必须先经集团办公室审查，公司总经理批准前方可签订，并报集团办公室进展归档备案。
〔三〕各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审查和归档备案，各公司负责人批准前方可签订。在合同签署后，以扫描文件并加密的格式发电子邮件于集团办公室***邮箱进展电子文件合同备案。
第十二条 公司的合同专用章专人管理，公司办公室负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司总经理批准。
合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗
企业合同管理制度及流程
企业合同管理制度及流程
5 / 22
企业合同管理制度及流程
失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
第十三条 已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来 、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管