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企业文件合同管理解决方案第一章前言企业离不开合同, 企业的运营实际就是合同的履行。对内表现是劳动合同, 对外是买卖、承揽、租赁等类型合同。合同管理是生产力, 是企业不可或缺的平台。因此, 合同管理的好坏与否直接关系到企业生存、发展。企业在运营过程中, 势必会产生大量的、各种类型的、各个项目的合同文件, 包括电子版、纸质版等。随着企业发展壮大, 其合同数量会变得越来越多, 对企业在合同资料的内容安全, 分类存储, 快速获取, 无损查阅等环节提出严峻挑战。且随着员工离职、工作调动等因素, 新的人员接手后, 往往对之前的合同查阅、调取显得无从下手。因大多数企业的法务部门对合同按照年度进行分类, 故无法从合同的类型、合同所涉及到的项目名称进行合同的获取。在跨地区的分公司、办事处之间的合同传阅过程中, 传统模式下的电子稿处于完全失控状态下的传阅, 极易被其他企业获取, 且合同的管理完全处于杂乱状态, 无法以一个统一的平台为公司员工提供查阅合同的入口。第二章系统简介 1、合同基础管理对合同类别、合同项目进行管理, 供应商类别, 供应商进行管理, 作为合同的基本组成部分,参与到合同的日常管理中,对合同的查阅提供了多方面的选择条件,可以更加快速、便捷的查阅合同。 2、合同管理根据合同分类、合同项目、合同名称、编号、时间等元数据进行合同文本的录入, 并可上传合同电子文档进行保存。合同电子文件 word 版通过第三方工具转换成 pdf 格式后,以附件的形式上传到系统中,并提供给合同查阅平台进行合同查阅。 P df 格式的电子文件也可通过扫描仪对正式签署的纸质合同进行扫描,带合同章及骑缝章, 方便合同利用时直接打印, 省去了查找纸质合同并复印的繁琐过程, 也有利于对正式的纸质合同的保护。 3、合同预警在合同执行过程中, 对于需要进行提前预警的合同执行情况进行预警设置, 系统根据预警的设置情况, 在登录后的首页进行合同预警提醒。合同预警将根据不同的情况设置不同颜色的预警灯,方便用户执行合同。 4、合同执行对合同的整个履行经历进行详细记录,方便日后对合同的执行情况进行查阅。 5、合同检索合同检索分为合同查询和合同检索两个部分, 合同查询将根据各个合同字段的关键字内容对系统中的合同进行查询, 合同检索类似于百度的搜索, 以一个关键字对合同正文、合同标题、合同摘要等内容进行全文检索,检索速度快、准确率高。 6、合同查阅设置设置查阅人的登录账号、密码、查阅人属性、查阅合同的权限等。账号分临时账号和永久账号, 临时账号是该账号登陆一次后即失效, 不可再次登陆, 最大限度的保护合同的内容不至于被无限制的查阅。 7、合同查阅系统查阅人登陆系统后, PDF 合同文件由金格控件的 iWebPDF 控件进行控制加载,无法拷贝, 无法打印, 无法下载, 只能查看, 堵住了合同电子件可被任意传阅, 任意复制,任意节选合同内容的漏洞,对于合同内容的保密起到了关键性的作用。第三章企业内部文件管理针对企业内部越来越多的行政文件、规章制度、管理手册等电子或纸质的文件, 需要一套良好的、结构化的管理平台对其进行管理、更新、提供防扩散查阅。 1 、文件分类管理树形结构罗列企业对其所管文件的分类。 2 、企业文件管理上传内部文件电子件,以 PDF 格式进行上传, 并记录文件的名称、编