行政部岗位职责及行政文员工作指引.doc

行政部架构及各职级岗位职责
随着公司的不断发展,行政部团队也日益庞大,架构也日趋清晰。为了更健康、更合理的建设好文员团队,使之更好的服务于公司,现就对行政部架构及各职级岗位职责公布如下:
后勤支援部各职级岗位职责
行政主任
直接上级:
副经理
本职工作:
负责公司文员行政管理及保证公司各项规章制度执行。
工作职责:
制定行政文员的工作程序及有关规章制度,且要严格执行。
积极协助部门副经理作好各项行政事务工作。
负责与营业部各区域、各分行工作关系的协调及沟通。
参加文员例会及公司有关方面部门会议。
负责公司行政文员的管理,协助各分行作好各项行政工作。
负责督促、检查公司营业部会议议定事项的贯彻执行。传达公司各项管理规定及负责监督执行。
负责公司办公秩序、考勤制度、形象评比及分行财务管理的检查与监督,考核公司各项规定的实施情况并及时处理及上报。
根据工作需要协助人力资源部负责下属员工的招聘选拔、调配。
负责指导、检查下级的各项工作,掌握工作情况及有关数据。
定期作好周、月工作计划及完成情况,并向部门经理汇报。
建立畅通的沟通渠道,与所属行政人员保持良好的沟通,了解员工思想动态,传达公司最新信息动态;
定期与各区营业部各级人员进行沟通,同时保持与非营业部相关人员的沟通,促进分行工作顺利开展;
积极协助营业部做好各相关管理工作;
积极配合部门组织开展各类员工活动,协助营业部做好各类活动的组织筹备工作,保证活动的顺利进行;
及时完成上级领导安排的其他工作。
任职资格:
教育背景:
◆具有大专学历以上,行政管理相关专业,入职公司并从事相关工作半年以上;
经验:
◆3年以上同行企业行政外勤管理工作;
技能技巧:
◆具备解决突发事件的能力
◆具有较强的语言文字表达能力、沟通协调能力、分析判断能力及组织管理能力;
◆熟练使用常用办公软件;
态度:
◆有事业心,品德好,能承受一定工作压力;
◆办事执行能力强,具有一定的人际沟通能力;
◆具有高度的工作热情,良好的团队合作精神。
助理行政主任
直接上级:
行政主任
本职工作:
负责所辖行政区域的工作安排,跟进及上报工作。
工作职责:
协助行政主任对所属大片区人员进行管理;
对所辖行政区域各项工作执行情况的监督与上报;
所辖行政区域每月工作计划与目标的制定与上报;
对所辖行政区域每月财务的各项工作进行抽查,发现问题及时上报及跟进;
所辖行政区域行政文员的招聘工作的安排与跟进;
所辖行政区域各项办公用品成本的监督与控制;
所辖行政区域工作与各部门的对接与协调;
所辖行政域区各项重大事项的跟进与上报;
建立畅通的沟通渠道,与所属行政人员保持良好的沟通,了解员工思想动态,传达公司最新信息动态;
定期与各区营业部各级人员进行沟通,同时保持与非营业部相关人员的沟通,促进分行工作顺利开展;
积极协助营业部做好各相关管理工作;
积极配合部门组织开展各类员工活动,协助营业部做好各类活动的组织筹备工作,保证活动的顺利进行;
完成上级安排的临时工作并上报。
任职资格:
教育背景:
◆具有大专学历以上,入职公司并从事相关工作半年以上;
经验:
◆3年以上同行企业行政外勤管理工作;
技能技巧:
◆良好的沟通、协调及处理事务的能力、组织能力强;
◆具备一定的团队建设及领导能力;
◆熟练运用Word、Excel、PowerPoint等办公软件。
态度:
◆有事业心,品德好,能承受一定工作压力;
◆办事执行能力强,具有一定的人际沟通能力;
◆具有高度的工作热情,良好的团队合作精神。
高级行政文员
直接上级:
助理行政主任
本职工作:
负责分行行政工作及所负责区域文员的工作安排、跟进及上报工作。
工作职责:
对负责片区每两月一次合同、财务检查工作;
对负责片区内各分行各项工作执行情况的监督管理与上报;
协助对所负责区域的区总做好各项分派的工作,并可合理将相关工作安排给区域文员完成,同时进行跟进上报;
积极配合营业部做好各类活动的组织筹备工作,保证活动的顺利进行;
协助营业部做好分行各项管理工作;
完成直接上级临时安排的工作并上报;
需担任一家分行的文员工作,根据工作内容安排,履行分行行政文员的基本职责。(具体事宜参见文员岗位职责)。
任职资格:
教育背景:
◆具有大专学历以上,入职公司并已转正的员工;
经验:
◆2年企业行政外勤管理工作;
技能技巧:
◆良好的口头、文字表达及协调能力;
◆熟悉各类公文格式、写作能力强;
◆性格开朗、良好的协调、处理能力;
◆熟练使用常用办公软件;
态度:
◆有事业心,品德好,能承受一定工作压力;
◆办事执行能力