行政后勤管理工作流程.doc

行政后勤管理工作流程
管理文件编制、发布流程
文件编制部门
1、编写文件征求意见稿
文件编制部门
1、送集团公司主要领导和相关管理部门征求意见
2、在集团公司发布,征求分支机构意见(必要时)
文件编制部门
1、汇总意见,修改文稿,形成文件报批稿
总裁办公会议
1、讨论文稿,提出修改和审批意见
文件编制部门
1、根据总裁办公会议意见修改形成文件发布稿
2、填写《发文审批表》并报总裁批准
3、将《发文审批表》和拟发布文件电子版送行政后勤部
行政后勤部
1、编制文件字号并办理发文登记后发布文件
2、将文件的电子版、纸质版及《发文审批表》等相关文件归档、保存
注:
1、本流程适用于集团公司一级(管理手册)、二级(程序)、三级(规章、制度)文件的编制和发布管理,行政后勤部为文件管理责任部门。其它文件,如各类通知,管理部门报总裁或主管副总裁批准后即可发布,不需填写《发文审批表》及编号。
2、行文规定:
(1)公文的文种主要包括决议、决定、指示、公报、通知、通报、规定、报告、请示、批示、会议纪要、函等。
(2)公司决议、决定、指示、公报、通知、通报、规定发文标识为印制带有“建研地基基础工程XX公司文件”字头的专用文件纸。公司报告、请示、批示、会议纪要、函等发文标示为印制带有“建研地基基础工程XX公司”字头的专用纸。上述文件的第二页用普通白纸。
(3)发文字号由各职能部门代字、年号、序号组成。在发文字头标识下空两行,用3号仿宋体字,居中排列;年份应标全称,“〔〕”用六角括号括入;序号不编虚位,即1不编为001,不加“第”字。发文由行政后勤部统一编号。
(4)标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。标题中除法规、规章名称须加书名号外,一般不用标点符号,可分一行或多行居中书写。
(5)主送机关公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称,在标题下空一行,左侧顶格用3号仿宋体标识,回行时仍顶格,在主送机关名称后全角冒号。
(6)正文公文的主体部分,用来表达公文的内容。在主送机关的名称下1行,每自然段首行空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
(7)附件公文如有附件,在正文下空一行,左空2字用3号仿宋体标识“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订。
(8)发文属名应当用全称,成文日期应写全年、月、日,如“2010年1月1日”即可,最后加盖公章。
(9)抄送机关应当使用全称或简称,在主题词下1行,左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号。上级单位为报,平级单位为送,下级单位为发。
(10)公文内容用字标准标题为涂黑二号宋体字,内容为4号宋体字。
(11)中国建筑技术集团XX职能部门发文编号:
以集团公司名义发文: 中技集团〔〕号,
以企业管理处名义发文: 中技集团企〔〕号
以经营风险管理部名义发文: 中技集团险〔〕号
以财务处名义发文: 中技集团财〔〕号
以组织人事部名义发文: 中技集团人〔〕号
以行政后勤部名义发文: 中技集团办〔〕号
3、需网上征求意见的文件为与分支机构有重要关系的涉及分支机构设立、撤销、合同、风险控制、财务、质量安全管理等方面的文件。
4、分支机构编制、发布内部行政文件参照本程序执行。
5、文件收文管理程序:
收文部