如何开好部门例会.doc

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如何开好部门例会
为什么要开会?
状况信息沟通、解决工作问题、行动方案策划
会议的功能：提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策、培育训练
会议是群体沟通的方式，是一个集思广益的聚道，通过开会可以达到以下目的：
开展有效的沟通
传达资讯
监督干部、协调矛盾
达成协议和解决问题
资源共享
开发创意
激励士气
巩固领导者的地位
高效会议的流程
（一）会前准备
策划会议议程
目标：明确会议要达到的目标。
期望成果：让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们的会议期望值，必要时调整会议。
关注：了解团队目前的状态形势，设法增加有效的工作方法和流程，有助于理解沟通或是清除障碍，提升倾听与相互理解水平，将关注点转化为实际的行动，确保会议技能的提高。
后续行动：在会议开始前就考虑行动方案，确保大家关注行动与产出不是问题，强调个人行动的责任，增强改善的意愿，设定行动节奏。
重复Plan→Do→Review
筛选参会人员
会议行政安排
发送会议通知
（二）会中控制
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宣布会议规则
会议的行为准则
应当
不应当
关闭手机，或处于静音状态
按时开始结束
事先声明约束条件
就如何处理争议达成共识
尊重互相之间发布观点的权利
突出重点，如果比较复杂就先解释再总结
聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论
开小会
同时对1个以上的讨论对话
长时间的1对1讨论
扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点
讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出
直接评论特别爽批评别人提出的观点
没有人对每个内容进行总结并确定行动方案
恰当扮演角色
领导者：负责整个会议，设定会议内容与产出
确认与会者名单；
提供支持、信息和资源；
营造氛围；鼓励创意；
作出决定；
需要认真充分的准备、参与并营销会议；
为会议设定合理的较高期望值；
在会议中多使用“我们”而非“我”；
提醒团队任务的重要性。
推动者：负责控制会议的程序与进度
坚持实施会议的议程；
适当“管理”与会者的行为；
确保与会者处在“安全”状态；
记录团队的建议与决议；
时间控制；
必要时把大家带回正题；
协助归纳和澄清观点；
协助达成会议成效；
提供反馈。
参与者：负责积极的为会议贡献“输入”
事先了解会议议程与目标；
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了解会议背景，搜集有用的信息；
积极倾听；