ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ 信息化建设 73
企业纸质档案数字化工作探析
◎唐 婧
[摘要]企业的“数字化转型”催生了档案工作的“数字化转型”，纸质档案数字化加工日渐成为企业档案信息
化工作的重要组成部分，本文以企业纸质档案数字化加工为切入点，从必要性、开展基础和工作模式三个方
面进行探讨，为相关企业提供工作参考。
随着信息技术的高速发展，我们已经迈入了“数 管理员只有在必须使用纸质原件时才需翻查档案，
字经济”时代，企业作为经济发展的主体，必然面临 大大提高了档案管理工作效率。
着“数字化转型”的挑战。档案作为企业在生产经营 (四)有利于档案实体保护
和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价 纸质档案利用过程中，会涉及到对实体档案
值的原始记录，其同样也面临着“数字化转型”的直 “存”和“取”的过程，长期的存取可能会对档案造成
接挑战。企业在做好电子档案收集的同时，也应分 损坏，且档案原件频繁被借出，如果利用者使用不
阶段、分步骤地开展纸质档案数字化工作，以便完善 当，同样会造成档案损毁或遗失，为企业带来不必要
企业数字档案资源，跟上企业“数字化转型”步伐。 的损失。纸质档案数字化加工后，便捷高效的数字
一、企业纸质档案数字化加工的必要性 档案利用，充分避免了外部因素对档案实体的破坏，
(一)有利于档案资源体系建设 保障了档案实体的安全。
在信息化手段还未普及之时，企业档案资源是 二、企业纸质档案数字化工作开展的基础
以纸质档案为主体的，也经历了很长一段“双套制” (一)制度保障
管理时期，这些纸质档案都是企业档案资源的重要 纸质档案数字化工作不是简单的扫描或拍照工
组成部分。在企业“数字化转型”时期，将纸质档案 作，不能盲目地开展，要先期根据数字化的方式建立
转化为数字形式，更适应当今的企业管理模式与工 相关制度，制度应充分参考国家制度、行业标准和上
作方式，利于企业数字档案资源建设，为现代企业提
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