档案数字化流程及规范.doc

档案数字化流程及规范.doc档案数字化管理服务流程及规范要求（试运行版）
一、 档案领取及项目经理职责：
由公司委派相关负责人和业主方（甲方）进行档案领取及档案交接并办好相关手续。
职务：项目负责人及项目经理
职责范围负责与甲方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。 负责监督公司技术人员规范化加工并培训新来员工。随时把握公司加工进度并进行协调。及时关 注并抽查加工质量，代表甲方与技术人员进行及时的沟通及问题协调，确保提卷项目顺利完工。 每天监督各岗位操作员的《档案管理计件考勤表》制度的完成。
二、 档案调卷分类整理：
待加工的档案从库房搬运到甲方提供的加工现场，项目经理要对档案逐份清点并分类，并办 理档案交接登记，与甲方做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：
。
《档案交接登记表》（附件一）。
。
档案交接登记表（附件一）
年度
保管期限
盒号（卷号）
盒数
接收时间
接收人签字
客户签字
归还时间
甲方签字
备注
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带 来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案，首先要 进行人工打码目录。如果用户提供的档案已经有纸质目录或电子目录，操作员要认真核对有无错 漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1、 如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除 错误信息。
2、 著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给项目经理， 如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与甲方协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项 必不可少，且与纸质档案要 对照：
以卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3、 如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给项目经理， 由项目经理与甲方协商解决。
4、 如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向项目经理反应，不允许擅自解决，所有的繁体 字在录入时应录入为简体字。
5、 如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给甲方协商解决。
6、 关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷
标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用 2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面
标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7、 关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、 0025-3……0025-12、0025-13 ;如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷 次，增加