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公司介绍信管理办法
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××公司介绍信管理办法
一、需要单位介绍信者,应填写公司介绍信签批单,经主管领导批准后,秘书根据此单填写介绍信,盖章后发给需用人。履行签批手续,防止个人乱用介绍信,使机关、单位领导掌握情况。
二、公司介绍信的管理,应建立一种严密的有据可查的方法。公司的介绍信,可分给几个部门管理使用,行政办公室在给职能部门分发空白介绍信本时必须严格履行登记签收手续。
三、负责管理介绍信的秘书,应严格执行使用介绍信签批手续,严禁发出空白信。
四、介绍信存根应妥善保管,按保密要求归档,保管期五年。
五、因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还,未及时退还的,秘书要去收回。
六、如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门主管或行政办反映,及时采取相应措施。
七、秘书在接待外单位介绍来人时,应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。
八、一项工作需要多次联系的,未结束前,其介绍信可继续使用。结束后,秘书一定要将来人的介绍信收下备查。
九、对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员,当事情已经办妥,在留下介绍信时,秘书要该人员在介绍信反面签注办理情况,如经手借到有关资料几件,以便日后查对。
十、使用介绍信注意事项:
。用信人的姓名、身份、人数、事由要写清楚。防止冒用和伪诈。
。签署、用印、时间等要写明。
。存根和发出的信要一致。
签发人
责任人签名
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