公司管理系统采购流程管理系统规章制度.doc

公司管理系统采购流程管理系统规章制度93260word
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公司采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购本钱，满足工公司对优质资源的需求，进一步规X物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、请购与其规定
金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供给商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监视；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
10．比价采购或招标采购应按照附表五〔材料或设备询价表〕的格式或拟定完整的招标文件格式进展询价；
11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
三、比价、议价
1．对厂商的供给能力，交货时间与产品或服务质量进展确认；
2．对于合格供给商的价格水平进展市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．收到供给单位第一次报价或进展开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进展验证和审查，如通过进展实地考察了解供给商的各方面的实力等；
5．参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进展价格与条件的进一步谈判。
四、比价、议价结果汇总
1．比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2．比价、议价结果汇总应按照附表六〔比价/招标汇总表〕的格式完整列出报价、工期、付款方式与其他价格条件、列出拟选用单位与选用理由，按照一定顺序逐一审核；
3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进展修改或重新处理。
五、合同的签订与其规定。
1．合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉与工矿产品买卖合同。
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〔1〕合同正文应包含的要素
合同名称、编号、签订时间、签订地点；
采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价与合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的局部；
包装要求；
合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；
付款方式；
工期；
质量保证期；
质量要求与规X；
违约责任和解决纠纷的方法；
双方的公司信息；
其他约定。
〔2〕合同签订与其规定
1〕如涉与到技术问题与公司某某的，注意某某责任；
2〕拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3〕为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4〕遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
5〕质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
6〕详细约定发票的提供时间与要求；
7〕针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等
8〕与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
9〕违约责任一定要详细、具体；
10〕比价/招标汇总表巡签完毕后方可进展合同的签订工作；
11〕合同签定签应按照附表七〔合同审查批准单〕的格式对合同初稿进展巡签审查；
12〕合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
13〕签订的所有合同应与时报送财务部门。
六、付款与合同执行
1．付款规定
〔1〕所有已签订合同付款时应参照公司《》与《修造船公司资金支出审批与报销签字权限与管理制》中的相关规定执行；
〔2〕按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
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〔3〕按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八〔资金支出审批单〕或附表九〔付款审批单〕，该审批单巡签完毕后提交财务部付款；
〔4〕财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应与时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行
(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进展监视，如出现问题，采购部应与时提出建议或补救措施，并与时通知请购部门与公司领导；
〔2〕已签订的合同在执行期间，应与时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，