备用金管理规章制度.doc

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备用金管理规章制度
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资 金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1 、采购员零星采购备用金申请时间为每月 1 日。
3、上月备用金帐户没有结清的，不能申请下月的备用金。 第六条、备用金的支出范围：
1、办事处日常办公支出；
2、办事处所辖市场的项目实施与管理支出；
3、办事处所用办公设备 / 固定资产类支出；
4、办事处所连辖市场开发支出；
5、其他得到批准的支出； 第七条、备用金的使用程序：
1 、办事处人员需支取备用金时，需填写“借款单”，借款人按规定的格式内 容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同 意，再由备用金专管员审核后，方可使用备用金。
2、借款人员完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报销单”的
各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回备用金专管员处，专 管员审核无误后，办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销 人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金 金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证， 并设备用金登记簿，记录各种零星支出，每月 31 日备用金专管员汇总清理备用金 帐户，并将备用金帐户的收支情况报总公司人事行政部门备查。
5、借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通 知后还不办理者，备用金专管员可通知财务部将从下月起直接从借款人奖金中抵 扣，不再另行通知。
6、跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。 第八条、备用金的报销程序
1、备用金实行按月结算的管理方式。
2、备用金专管员于每月 25 日将“备用金”帐户汇总，编制当月备用金帐户 的结算表，整理相关的收据、发票以及各种报销凭证附结算表后快递总公司人事 行政部，由人事行政部统一到财务部报销。
第九条、本办法由公司人事行政部制定，并负责解释、修改。
1、 本公司各部门零用周转金的划拨采取定额式，各部门划拨 1 XX元，以供 日常零星开支之用。
2、 各部门的备用金限用于购置消耗性文具用品及事务性临时开支，其余购置
器具修缮或金额较大的开支，均应先行呈准后始得办理
3、各部门应于每周六抄报本周诸项费用开支，限次周星期一送会计科审核， 次周星期三由会计科按各单位核准金额划拨，但开支申请金额较少者，合并至下 周统一划拨。
4 、各部门按周抄报该部门费用时，应按次序编号填制备用金报表，一式两份， 一份自行留底存查，一份送会计科凭以核对。
5、各部门申请核拨时，应将发票或收据贴于原始凭证粘贴页上，在粘贴页右 下端应有部门主管、申请人签章证明。
6、索取发票或收据时，应注意本公司抬头、厂家及负责人签章品名、金额、 数量等。
7、会计科审核各部门备用金申请，须会同有关单位按其授权范围审核各项费 用，并通知单位。
8、各部门备用金账务处理以不设立账簿记载为原则，仅以备用金周报表代替。 备用金（现金）报表代替现金簿，备用金（各项费用）明细表代