安全文件档案管理制度.doc

安全文件档案管理制度
安全文件档案管理制度
文件编号： 修订状态： 实施日期：2014/02/06 页码：2/10
安 修订状态： 实施日期：2014/02/06 页码：6/10
2、立档
（1）档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
（2）跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
（3）档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
3、分类
（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
（2）公司档案大致分为以下几类：
1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
3）制度类：管理制度汇编；
4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
5）计划总结类：分年度计划及总结等；
6）会议纪要类：办公例会纪要等

（1）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（2）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
（3）公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

（1）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
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文件编号： 修订状态： 实施日期：2014/02/06 页码：8/10
（2）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。
(3)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
(4)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

(1)借阅手续：
1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
4）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的