表单规范填写教材.doc

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表格填写规教程
制作时间：2018年03月22日
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表单规填写
目录
◆目的
◆适用围
◆职责
◆过程要求
目的：
规质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。
确保质量记录的有效性和完整性
提供产品质量可追溯性，以证实产品与归档要求的符合性以及质量体系运行的有效性。
适用围：
所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。
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职责：
1、质量部制定质量记录管理程序，监视各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追溯性。
2、各部门文档管理员负责监视各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。
3、各部门负责人负责确定并筹划本部门质量记录的产生、收集。使用与保管；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。
4、记录人员应保证记录的真实性、准确性和规性，并及时按规定程序传递。
5、文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备份。
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过程要求：
字体颜色
在正常填写表单时〔含签名〕仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。
在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。
日期格式
表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。
表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。
日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：
签名、字符、符合的格式
表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称，易于辨识。
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表单填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。
表单需填写符