大型活动执行标准.doc

大型活动执行标准

大型活动执行标准

工管理方法：

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。
由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。
项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。
部　门
职　能
负责人
执行方
备注
总指挥
活动的总体策划、监督、协调、控制

副总指挥
项目的监督、协调、控制
副
总
指
挥
会务
协调
各分项目协调
各部门协调
召开协调会
组长：
组员：
领导
接待
领导邀请（名单）
领导餐宿、签到
领导用车、礼品
领导讲话稿
领导参会路线检查
组长：
组员：
对接：后勤
嘉宾
接待
嘉宾邀请（名单）
嘉宾餐宿
嘉宾用车、礼品
组长：
组员：

媒体
接待
媒体邀请（名单）
媒体餐宿
媒体签到、礼品
组长：
组员：
舞美
设计
舞美督促、检查
工作证件管理
各区域视觉管理
组长：
组员：
文字
资料
新闻通稿
领导演讲稿
主持人串词
会务文字资料
通讯录
组长：
组员：

后勤
保障
生活用水
餐宿、用车、礼品
其他
组长：
组员：
安保
消防
证件检查
现场引导
现场管理
组长：
组员：
摄影
摄像
筹备前的影像
现场影像
活动资料收集

信息
管理
其他
礼仪
工作人员
信息共享、通知
五、活动环节四：活动筹备
在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。
1、来宾邀请接待及接待方案：
领导邀请和接待

嘉宾邀请和接待
媒体邀请和接待
邀请媒体名单
新闻夹内容
媒体签到
（住宿）登记表
媒介分工（活动现场位置）
接待物料
专访安排（名单、Q&A、）
2活动进度
制定严格的活动筹备各项内容的进度表：

3物料准备
4现场布置
5应急预案
AV部分
现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。

活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场一部出现问题马上可切换另一部
天气变化
安保事件
在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。
如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。
同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。
6公安消防

活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；
安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；
场地建筑和设施的消防、安全情况；
入场票证的管理、查验措施；
场地人员的核定容量；
迅速疏散人员的预备措施。
7后勤保障
安排专门工作人员负责用餐预订及送达
指定工作人员用车和司机
文件打印
资料装袋、运输和存放
物品领取登记
生活用水、礼品

8财务预算
9文件管理
活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。
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