秘书 事务管理之领导的 差旅事务.ppt

事务管理领导的差旅事务
课程内容一、安排领导差旅二、领导出差前、出差中及出差后的工作三、认识护照、签证、黄皮书、机票
安排领导差旅
案例
移动通信公司领导因公务需要,携王秘书到西安出差,主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜,请思考小王出差前要做哪些准备工作?假如小王没有随同领导一起出差,那在领导出差中、出差后,小王要做哪些工作?
1、业务资料:收集西安公司的有关材料、讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等
2、旅行相关资料:介绍信、选择去西安的旅行方式,查询火车、航空等信息资料,并进行书面整理,形成日程表
3、有关事务:预订车、机票、旅馆、出入境事务。预留相关的联系电话
4、办公用品:
5、个人物品:
一、旅行前准备工作
二、安排旅行计划
1、出差的时间、启程及返程日期,接站安排
2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排
3、会晤计划(人员、地点、日期和时间)
4、交通工具的选择
5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。
6、旅行内容:行程安排,约会、会议计划,会晤人员的名单背景,会晤主题
7、旅行日程表(见EXCEL表)
8、上司或接待人的特别要求
9、差旅费用
制作旅程表
思考
1、旅程计划表主要包括哪些内容?
2、旅程表和旅行计划,哪个更详细?
看EXCEL表
制作旅程表
(一)、旅程计划表主要包括哪些内容?
日期、时间、地点、交通工具、
具体事项、备注
制作旅程表
(二)旅行计划(日程表)具体要求是什么?
1,复印三份:上司;上司家属;办公室存档
2,时间不可太紧,应留有余地;
3,了解目的地相关情况:气候;交通等。
4,如有可能,应多准备几份旅行计划,供上司参考。
安排旅行日程的相关知识点
1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。
2、了解上司对交通工具及食宿的要求,熟悉公司对出差的有关规定
3、制定旅程表时,向相关部门索取旅行资料,了解当地交通工具运行情况,旅行路线、旅馆环境情况,目的地的货币、外汇管理规则,经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识
4、需要中转时,尽量选择衔接时间在2~4小时之间的班机,减少时间的浪费。
5、旅行计划按时间编排,简单明了,并留有余地
6、国际旅行时注意时差问题
7、建议多拟定几个旅行方案,供领导选择