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第十三章
档案馆(室)的资料
与实物材料的管理
第一节
档案馆(室)资料工作概述
一、资料与资料工作
资料:档案馆(室)藏资料是一个特定的概念,它是指档案馆(室)收藏的,机关、组织或个人在履行其职能(职责)活动中形成的,能配合档案提供为社会各方面工作、生产、学习、科学研究等参考需要的,公开或内部出版物和档案的复制品。
资料工作:档案馆(室)资料工作,就是有效地收集、整理,加以充分开发和利用具有参考价值的各种资料的科学劳动。
二、资料的作用
1、内容集中,便于利用;
2、代替档案,填空补缺;
3、互为印证,相得益彰;
4、资料也是档案馆藏的有机组成部分。
三、档案馆(室)藏资料的特点
1、相关性:指馆(室)藏资料必须在内容与形式上与馆(室)藏档案有关,与机关业务工作有关。
2、区域性(或专业性):档案馆(室)应收集保存反映本区域、本专业的有关资料。
3、原生性:档案馆(室)藏资料与档案有历史渊源,能直接或间接反映某一时期某一机关、组织的历史真迹。
4、参考性:对馆(室)藏档案中残缺、差错起到补充、修正等相互参照、互相核实的作用,保促进或代替档案原件提供利用。
5、史料性:表现为对历史研究、科学研究、编史修志等方面是有用的素材,能说明某些史实或印证历史。
四、档案馆(室)资料管理工作的类型
1、档案馆内设专门的资料室;
2、档案工作和资料工作合一的档案馆(室)(或称资料中心);
3、机关档案室收集保存与档案有关的资料。
第二节
档案馆(室)资料的收集
一、资料的收集范围1、从资料的所有制形式看,应从单纯收集国有资料拓展到收集集体所有和个人所有的资料; 2、从形成资料的主体看,应从单纯收集党政机关的资料拓展到收集企事业单位、其他社会组织和公民个人的资料;3、从资料的门类看,应从单纯收集文书资料拓展到收集各种资料、信息; 4、从资料的载体形态看,应由单纯收集纸质资料拓展到收集磁性载体、胶片、实物及其它载体的资料。
二、收集资料的途径与方法
(一)发现资料源
(二)收集的方式
1、接收与赠送;
2、征集与订购;
3、交流(交换)与复制。
(三)建立收集、接收资料的制度
三、收集资料应注意的问题
(一)资料应与馆藏档案的内容相适应;
(二)呈现出馆藏资料特色;
(三)突出重点,兼顾一般;
(四)走优化馆藏资料之路;
(五)重视系统性和完整性;
(六)加强馆际协作与分工收藏实现资源共享。