华汉电子有限公司日常办公管理制度.docx

华汉电子有限公司日常办公管理制度第一章总则第一条范围。本制度规定了本厂日常办公工作的公文管理、事务工作管理、印信管理、值班管理、报刊信件收发、车辆管理以及财务工作等方面的要求。第二条目的。确保本电子厂行政后勤部的日常办公工作规范、高质、高效地完成。第二章服装仪容第三条上班期间须穿公司统一制作的服装。第四条工作人员的着装须保持清洁、平整,不得出现污迹、褶皱、开线及掉扣等情况。第五条着装应得体、光洁,系物端正,不准卷衣袖、裤腿,定期换洗。第六条穿皮鞋上班,皮鞋须保持光亮、整洁。女员工如着裙装,须穿肉色丝袜;男员工应穿深色袜子。第七条员工须保持衣冠、头发整洁,在左胸位置佩戴工号。第八条男员工发长不盖耳、不遮领,不准留大鬓角、小胡子。第九条女员工须保持清雅淡妆,打扮适度,不得浓妆艳抹,避免使用味浓的化妆品。第十条员工在岗时间,除结婚戒指、订婚戒指外,不得佩戴其他任何饰物。第十一条经常剪指甲,保持干净,不得蓄长指甲,不得涂有色指甲油。第十二条注意个人卫生,无汗味、异味,上岗前不得饮酒或吃葱、蒜等辛辣食物,保持口腔卫生。第十三条坐姿要上身挺直,不要弯曲,与他人谈话时两腿不得翘叠和晃动。第十四条行走时保持步伐轻盈,双臂自然摆动。第十五条站立时应挺胸、收腹,不得叉腰、抱肩,不得倚靠他物。第三章日常接待第十六条接待安排。1全面了解来访者信息,填写《来访信息单》,并及时报办公室分管领导。对与本公司无多大联系又没实质内容的来访,须婉言谢绝。2由对应部门负责接待来访者。3属于办公室接待范围的,及时报办公室主任,制定接待方案,并报办公室主任审定,需要安排领导接待的,应将接待方案报有关领导审定。接待方案确定后,应该及时反馈给来访单位。4根据接待方案协调相关职能部门,通知参与接待人员,落实迎送、住宿、就餐、用车、票务、参观、安全保卫及宣传报道等工作事宜,必要时给来访者赠送纪念品。5做好接待工作的档案保存工作,按季度汇总接待工作信息,由行政主管审核后呈报。第十七条接待要求。1根据客人级别,安排接站、送站。2邀请来公司的领导及专家由本公司支付住宿费,来公司考察、交流的客人,其住宿费自理。3按照客人标准安排工作餐,需要宴请领导或专家时,须坚持“特色”、“精致”、“简省”、“热情”的原则,并严格控制陪餐人数。4提前做好会场布置与服务安排,安排做好会议记录、录音及录像。5根据工作需要和来宾要求,安排参观活动。6除安排接、送用车外,根据需要提供工作用车。7根据来宾要求,协助来宾办理订购(退)票。8对重要领导和客人来访,应通知保卫部门做好安全保卫工作。9对于办公室接待人员须主动介绍宣传公司,接待结束后撰写新闻稿。第四章会议管理第十八条会议流程。安排议题→拟定与会人员范围或名单→办理会议报批手续→选择会场→拟发会议通知→准备会议文件和材料→布置会场→召开会议→做好会议记录→整理会议纪要。第十九条会议通知。1书面登记会议通知,包括发通知时间、接通知人姓名及通知完成情况等。2重要会议要实行“双保险”,电话通知与传真同时进行,逐步实行“三保险”(电话、传真和短信),特别重要的会议要求与会单位上报与会人员名单,确保人员到齐。第二十条会议组织筹备。1精心布置会场,重要会议要做好会标,合理摆放座位,正确排列领导位置,会前半小时内要对主席台座位复查,根据领导到会情况及时调整。2准备好会议议程及会议资料,会议资