展会管理办法.doc

展会管理办法
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展会管理办法
第一条 总则
为规范*****（以下简称“*****”）及各权属（子、托管）企业（以下简称“各企业”）参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公
展会管理办法
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展会管理办法
第一条 总则
为规范*****（以下简称“*****”）及各权属（子、托管）企业（以下简称“各企业”）参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作，特制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规划发展部为展会统一管理部门。
展会操作流程
国内展会操作流程
收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。
确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工 （拟定公司全年展会计划表）。

签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确定展位。
如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并签订合同，办理相关事宜。
参展证。摊位确认后，向组委会询问参展商证等证件办理有关事项，确定参展人数后，酌情办理人员证件。
验。
（三）年度展会计划
企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各事业部，国外展会具体市场调研由进口、出口事业部负责，各事业部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究决定。
企业规划发展部根据各事业部提供的调研信息，对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会 影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。各事业部配合做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化习俗、交通和食宿信息等。
企业规划发展部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、兵团方面的各项优惠政策。对公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好联系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。
参展财务预算
在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费等其他可预见费用。
参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。
（四）参展筹备工作

决定参展后应主动与主办方或组展单位订立合同；请法律顾问出具意见和确认。

企业规划发展部针对每一展会制定详细的参展方案。
展位选择。根据需要选用标准展位、双展位、特装展位，以适合品牌形象策略。
‚展台布置和展品陈列
展台布置基本原则：
远观效果醒目