资料管理办法.docx

中国建筑第四工程局有限公司华东公司建设工程项目档案
分类管理办法
总则

建设工程文件的重要性
1)
是建设工程交付验收的依据;
2)
是工程维修、扩建、改造、更新和使用的重要依据材料;
3)
是工程预决算单位的委托（应有委托书）组织编制工程档案资料和竣工图 的项目经理部，应按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆，
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并办理移交手续。
5）多单位合作的项目，主办单位一般应保存全套文件，协办单位应保 存与所承担任务相关的正本文件，涉及多个单位责任的文件，应各保 存一份原件。
6）归档时间：应于工程竣工验收后（以单位（子单位）工程质量竣工 验收日期为准）6个月内向档案部门移交归档。
工程资料的填写和组卷
1）资料负责人根据自己所负责的范围，以档案馆、质监站、甲方、 监理、公司等要求为依据确定每一项资料填写要求、由谁负责填写, 由谁负责收集、归档。
2）资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、 美观，便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分 目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清 晰。
3）工程资料应随工程进度及时收集、整理，项目齐全、字迹清楚、 图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。资料编制表格式样应 符合国家、行业或地方有关规定。
4 ）项目部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按 规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性 负责。
5 ）资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后 情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。
6 ）资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相 关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖 章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。对检查 合格的资料，做好编目、外观整理、组卷等工作。
7）项目部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检， 留下检查记录，按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改，并 组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、 总结和再
培训学习。
8）公司、分公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行 检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改， 并跟踪验证整改结果, 确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。
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9）竣工验收阶段工程资料管理。资料随施工同步，工程竣工验收通 过在6个月内提交质检资料和档案资料，甲方单位资料按合同时间提 交。
10）工程项目档案通常组卷管理，按照单位工程 -专业-分部-分项进行 组卷。竣工图可按单位工程、专业组卷。
11）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列， 即按 各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为 方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵 活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定。

工程项目类
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工程项目类档案按项目管理，采用按大类分属类的排列方法，即同一 个项目的档案在二级类目内按顺序编号排列。
档号基本结构由全宗号、类目号、项目号、案卷号（顺序号）组成。
档号示例：全宗号-类目号-项目号-案卷号-顺序号
0001-E1-0001-0001-0001
项目竣工后将资料移交公司做好移交书，移交书后面附上资料移交清 单。移交书和移交单的右上角注明项目编号。最后 3位数有公司填写。
例：华东公司项目编号：0410-E1-XXX
注：案卷号和顺序号项目上根据实际内容按顺序编写， 分公司项目编号由分公司 科技部编写。
管理职责和要求

公司、分公司档案管理员职责
1 ）负责本单位工程资料管理和实施细则，建立健全本单位工程资料 管理体系，设立资料管理岗位，根据项目大小、工程承包模式确定资 料人选配备专（兼）职人员从事工程资料的日常管理工作。
2）负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导，并对其 进行监督和检查。（检查内容详见附表）
3 ）负责组织本单位的工程资料管理交流和培训，推广先进的建筑工 程资料管理经验。
4 ）负责对竣工工程资料进行审核，按期向总公司档案室移交所属单 位项目工程竣工资料。
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项目部岗位职责
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1）测量员负责对施工现场工程定位测量、沉降观测、垂直度及楼层放 线资料制作和报验，经监理签字盖章完毕交资料室存档。
2）施工员负责对检验批资料、生产例会会议纪要记录、隐蔽单、浇灌 令（模板轴线复核）技术复核