会计档案管理办法.doc

会计档案管理办法
一、总则
为了加强公司档案的科学管理,特制定本办法
二、会计档案的界定和主管
1、会计档案是指公司会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算材料
2、财务部为会计档案主管部门
3、财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度
4、公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查
三、会计档案管理
1、财务部对每年形成的会计档案,按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,由财务部保管1年,期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
2、档案部门接受保管的会计档案,原则应当保持原卷册的封装;个别后需拆封重新整理的,会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。
3、会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便、严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
4、公司内查阅会计档案要按规定办理手续,上级机关或外单位需要查阅的,要经公司领导批准,且派专人陪同阅看,原件不得借出。
5、下属单位(分、子公司)撤并,会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门,并办理好交接手续。
6、各种会计档案的保管期限,会计档案的保管年限:会计凭证类15年;总账15年、明细账15年、现金和银行存款日记账25年、辅助账簿15年、固定资产卡片(清理报废后)5年;月、季度财务报告3年,年度财务报告(决算)永久;会计移交清册15年、会计档案保管清册永久。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
7、会计档案保管期满,需要销毁的,由公司档案或财务部提出销毁意见,并严格审查,编制会计档案销毁清册,报经主管批准后销毁,对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料,应单独抽出,另行立卷,直到案件结束为止。