高校会计核算中记账凭证摘要编写探讨.doc

高校会计核算中记账凭证摘要编写探讨
余晶晶 会计核算的一般程序是根据原始凭证填制记账凭证,根据记账凭证登记账簿,再根据账簿编制会计报表。财政部颁布的《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)从记账凭证业务内容的角度对记账凭,例如可以写成“发放8月XX学院课时津贴”。在发放性业务中,比较值得一提的是工资核算业务的处理,工资结算凭证附件内容比较多,每月发生的次数少,业务性质比较单一,这类业务按照工资核算的项目填制比较好,对整张工资凭证来说反映的业务内容比较清楚,对各费用账簿来说也能清楚地反映哪个月份的何种工资费用。摘要栏可以写成“发放8月XX部门在职人员基本工资”、“发放8月离退休人员工资”等,这种摘要更容易使信息使用者理解业务内容。对于一般采购业务,需要写明采购部门、采购物品名称、有数量的要写明数量,可以写成“宣传部购买U盘2个”,“校办购买XX专家礼品”,“图书馆购买图书932册”。另外笔者认为,针对设备购置,可以写明设备编号,这样更利于查询。对于差旅费业务,需要写明出差人部门及姓名、出差目的地、出差事由,可以写成“教务处XX报销贵阳XX会议差旅费”。关于其它零星的支出业务,大致可以归结为“XX部门支付XX费用”的形式,可根据具体事项将时间、对方单位等特殊信息填充进去。
(三)内部结算业务记账凭证摘要的编写高校的内部结算业务主要发生在各部门之间以及学校或各部门与财务不独立的下属企业之间。主要结算印刷费、招待费、住宿费、材料使用费等以及下属单位需要返还学校的工资、水电费、上缴利润等。通常情况下这类结算业务比较集中,每月发生次数比较少。各种用途的同类性质费用比较多,结算的时间跨度比较长,各相关院系、职能部门对费用后面所附清单基本上已进行过详细核对、签字确认。这里,作为收入方,可能是一笔收入,也可能是收回代垫费用作冲抵原支出处理的,这在摘要列示上也会有所不同。对于作为收入的,可以写成“XX部门收取XX部门XX费用”或者“XX部门结算XX部门XX费用”,而作为收回代垫费用的,则可以写成“XX部门收回代垫XX部门XX费用”。
(四)其它核算业务记账凭证摘要的编写很多的业务是无法归结到上述几大类高校日常经济业务中去的,比如分配指标、特殊费用、年终结账以及错账调整等。在前三项中以指标分配为例,要明示需分配给的部门、分配指标的名称,如有具体时间、期间的也需写明,可以写成“划拨XX部门2009年度XX指标”这样的形式,而年终结账则可写成“结转2009年度XX经费结余”这样的形式。需要强调的是错账调整这一项。根据《会计基础工作规范》的要求,已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字,摘要栏填制为“调整某月某日某号凭证”。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证,摘要栏填写为“更正某年某月某日某号凭证”。
二、记账凭证摘要的编写建议
(一)统一常用的简写词 由于财务系统中对摘要的字数都是有所限制的,为了在有限的字数