高校合同审计审签思考
张美兰 随着教育体制改革的不断深化及高校办学规模的变化,高校资金筹措方式也发生了改变,各种经济活动越来越多样,对外合同内容更加广泛。为进一步规范高校的对外活动,加强监督,防范学校的经济风险,高校的合同处、人事处等相关职能部门,又有教务处、外事管理处及各个二级学院。由于高校各部门平时均相对独立地对外开展各项社会活动,因此在对外签订合同时往往是以部门或学院的名义对外签订,各自为政,所签订的合同通常分散在各部门及学院,缺乏统一的管理。高校内部无专门的管理机构对各类合同的全过程进行必要的监督,这种多头管理多头对外的管理体制使一些合同无法及时归档、统一管理,相关领导及财务部门也无法全面了解所签合同的标的额,易形成潜在的经济及法律风险,给学校造成损失。
(二)合同签订的文本格式多样化,合同文本欠规范 由于高校对外合同内容多样,既有工程项目的施工合同,又有购买设备资产的采购合同、还有对外办学办班的合作合同等类型,合同的文本格式各不相同。以物资采购合同为例:由于所购资产既有国内也有进口的设备及资产,供货方有国内生产厂家、有代理商,还有负责进口设备的外贸代理公司,既有小公司也有大公司。在实际工作中有时采用高校自已拟订的合同文本有时采用供货单位的格式合同,造成合同签订的文本各式各样,合同涉及条款也不一致,甚至大相径庭。合同中所涉及的质量标准、违约责任条款、安全事故责任的约定、货款支付方式的约定及纠纷解决的方式、管辖地等重要条款的约定不系统,增加了内部审计部门进行合同审计审签工作的风险。
(三)合同管理内控制度及审计环境不够完善目前高校的合同管理意识还不强,合同审计也没有较为成熟的审计依据、审计程序及评价体系。高校内部尚未出台系统的管理办法、实施细则等与合同相关的规章制度。部分高校虽出台相关文件要求对合同进行审计审签,但对合同审计的操作性层面却没有具体明确的规定,对于合同审计程序、各职能部门在合同签订及履行过程中的职责界定及未经审计的合同有何制度约束等,尚未有完整明确的制度规定。实际工作中各职能部门的合同虽大部分经审计处审签,但也有部分工程项目已做完,工程决算需送交审计时才临时补签合同补审签手续,各学院对外办班及其他用工合同等却未送审计处审签,各种科研及技术服务等合同未经审签但财务已付款等情况。由于缺少完善的制度约束,各职能部门无明确的责任边界,学校的合同管理工作随意性较大,学校的风险未能得到有效防范。
(四)合同审计人员的专业素质不够全面高校合同涉及面广、专业性强,合同审计人员既需有相关法律、法规知识,还需具备一些专业技术的学习理解能力,目前高校的合同审计工作往往由原内部审计人员分工承担,审计人员的知识结构通常为财务审计、工程审计,对法律知识一般不够精通,高校内审部门的知识结构、人员配备无法满足合同审计需要。 在实际工作中审计人员往往仅对招议标结果与送审合同进行审核,审核其程序是否按学校规定执行,从经济及财务角度对合同进行审核,对一些专业性较强的技术服务合同一般审计人员较难把握其关键控制点,对合同涉及的重要条款、技术指标、法律责任等的审核欠全面,存在审计风险。
三、高校合同审计审签工作的完善
(一)规范合同主体、完善合同文本 高校的合同管理工作可以规范学校的各项经济行为
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